Ako nastaviť politiku uchovávania dokumentov podľa GDPR?

Politika uchovávania znamená zapísanú lehotu pre každý typ dokumentu a vyradenie, ktoré sa skutočne uskutoční.

Stručná odpoveď

Urobte inventár typov dokumentov, ktoré obsahujú osobné údaje.
Pre každý typ určite lehotu uchovávania a jej základ: zákonnú povinnosť alebo dokumentovaný oprávnený záujem.
Keď lehota uplynie, dokument sa označí na vyradenie alebo anonymizáciu a zodpovedná osoba to potvrdí — nie „keď si na to niekto spomenie“.
Každé vyradenie sa zaznamená, aby ste vedeli preukázať dodržanie zásady obmedzenia uchovávania.

Nariadenie (EÚ) 2016/679, čl. 5 ods. 1 písm. e) — obmedzenie uchovávania: osobné údaje sa uchovávajú len nevyhnutne dlho na účel.
Nariadenie (EÚ) 2016/679, čl. 17 — právo na vymazanie; neplatí, ak uchovávanie ukladá zákonná povinnosť.
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 ods. 3: účtovné doklady, knihy a závierky sa uchovávajú desať rokov — žiadosť o vymazanie ich nemá predčasne zmazať.
Osobitné predpisy pre niektoré účtovné doklady môžu určiť kratšiu lehotu; overte ju pred nastavením.
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach: lehoty sa zapisujú do registratúrneho plánu firmy (názov zákona bez paragrafov).

Životopisy neúspešných uchádzačov: krátka lehota, ktorú stanoví firma, s vopred oznámenou informáciou kandidátovi.
Bývalý zamestnanec požiada o vymazanie údajov: spis sa celý nezmaže, lebo niektoré dokumenty majú zákonnú lehotu uchovávania.
Register vstupu do sídla: krátka lehota, potom vymazanie po potvrdení zodpovednou osobou.
Firma s veľkým počtom typov dokumentov zredukuje zoznam na niekoľko desiatok kategórií s vlastnou lehotou a zvyšok automatizuje.

Politika existuje na papieri, ale vymazanie sa nikdy neuskutočnilo.
Prijíma sa každá žiadosť o vymazanie, aj na dokumenty so zákonnou povinnosťou uchovávania.
Zálohy ostávajú s údajmi, ktoré už boli vymazané z hlavného systému.
Neuchováva sa dôkaz o vymazaní, takže dodržanie nie je možné preukázať.
Lehoty sa nastavia „pre istotu“ na tridsať rokov pre všetko, čo porušuje zásadu obmedzenia uchovávania.

Lehota uchovávania nastavená pre každý typ dokumentu, so zapísaným právnym základom.
Upozornenie pred uplynutím lehoty, aby vymazanie skontroloval zodpovedný človek.
Vymazanie alebo anonymizácia v termíne, zapísaná v registri vrátane priložených súborov.
Register vymazaní zostáva ako dôkaz pre dozorný orgán.