Čo je elektronická archivácia dokumentov?
Elektronická archivácia je organizované uchovávanie dokumentov firmy v digitálnej podobe na zákonom určenú dobu.
Stručná odpoveď
- Elektronická archivácia znamená uchovávanie dokumentov firmy v digitálnej podobe, so štruktúrou a lehotou uchovávania pre každý typ.
- Nie je to to isté ako „naskenujem a uložím súbor do priečinka“: skutočný archív má registratúrny plán, inventár a záznam o prístupe.
- Digitálna podoba nemení zákonné lehoty — tie sa určujú podľa typu dokumentu, nie podľa nosiča.
- Rámec pre firmy na Slovensku tvorí najmä zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a pre účtovné doklady zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; pre elektronicky uchovávané dokumenty platia aj osobitné predpisy, ktoré si overte.
Čo hovorí zákon (stručne)
- Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach upravuje registratúrny plán a vyraďovanie dokumentov (názov zákona bez odkazu na paragrafy).
- Osobitné predpisy upravujú elektronické archivovanie a dôkaznú hodnotu elektronických dokumentov; pred skartáciou originálu overte, čo váš typ dokumentu vyžaduje.
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 ods. 3 písm. c): účtovné doklady a účtovné knihy sa uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú.
- Pre niektoré účtovné doklady môže platiť kratšia lehota podľa osobitného predpisu — overte si ju pred nastavením kategórie.
- Nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR), čl. 5 ods. 1 písm. e): osobné údaje sa nesmú uchovávať dlhšie, než je nevyhnutné na účel.
Praktické príklady
- Firma naskenuje staré zakladače rozhodnutí, zaradí ich podľa roka a oddelenia a uvoľní regály v depozitári.
- Dodací list prijatý v elektronickej podobe sa zaeviduje priamo digitálne, s číslom záznamu, a netlačí sa.
- Spis zamestnanca sa uzavrie pri jeho odchode, ale mzdové doklady zostávajú v archíve podľa svojej lehoty.
- Povolenie vydané pred niekoľkými rokmi sa dá nájsť v pôvodnej podobe aj s históriou prístupov.
Časté chyby
- Archív je v skutočnosti zdieľaný priečinok: bez registratúrneho plánu, inventára a lehôt.
- Dokumenty sa skenujú bez textovej vrstvy, takže sú v archíve, ale nedajú sa nájsť podľa obsahu.
- Vymazanie sa robí „keď je plný disk“, nie pri uplynutí zákonnej lehoty.
- Nikto nevie povedať, kto dokument otvoril alebo stiahol a kedy.
- Papier sa skartuje skôr, než sa overí, či originál pre daný typ dokumentu nie je potrebný.
Ako vám pomáha 4docs
- Archív členíte podľa fondu, inventára a typu dokumentu, presne ako v registratúrnom pláne firmy.
- Každý súbor dostane lehotu uchovávania a dátum vypršania sa vypočíta automaticky.
- Vyhľadávate v obsahu dokumentov s rozpoznaným textom, nie len v názve súboru.
- Záznam o prístupe ukazuje, kto dokument zobrazil, stiahol alebo zdieľal.
Správa zmlúv a digitálne podpisovanie nie sú súčasťou 4docs. Na ne existuje samostatný produkt v ekosystéme: 4mycontracts.net