Физически или електронен архив: какво избирате?

Изборът не променя законовите срокове: променя само разхода, времето за търсене и риска от загуба.

Кратък отговор

1. Законовите срокове за съхранение са еднакви и в двата варианта.
2. Физическият архив струва място и време за търсене; електронният — индексиране в началото.
3. За повечето фирми практичното решение е смесено: текущите документи са електронни, а тези, за които е задължителен оригинал на хартия — в склад.
4. Преходът към електронен архив започва с номенклатурата, не със скенера.

Какво казва законодателството (накратко)

• Архивното законодателство: задълженията са на създателя на документите, независимо от избрания носител.
• Режимът на документите, съхранявани в електронна форма, се определя от приложимото законодателство; той не се получава автоматично.
• Законът за счетоводството: сроковете за счетоводните документи не се променят при дигитализация.
• Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), чл. 5, параграф 1, буква д): личните данни се премахват при изтичане на срока — и в двата вида архив.

Сравнение по практически критерии

Практически примери

• Фирма с 25 служители сканира архива за последните три години — около 18 000 страници — и освобождава два шкафа в склада.
• Досие, поискано при проверка, се намира с търсене за няколко минути вместо за 20–30 минути търсене в склада.
• Ведомостите за заплати, с по-дълъг собствен срок, се пазят електронно на инфраструктурата на екосистемата.
• Фирма със склад под наем от 400 лв. месечно възстановява разхода за дигитализация за около две години.

Чести грешки

• Всичко се сканира, включително документи, чийто срок за съхранение вече е изтекъл.
• Хартията се унищожава, без да е проверено дали за този вид документ оригиналът е задължителен.
• Номенклатурата не се съставя преди сканирането, така че цифровият архив става също толкова хаотичен като физическия.
• Няма резервно копие: един диск означава една точка на отказ.
• Дигитализира се без текстов слой или ръчни метаданни, така че се губи основното предимство на търсенето.

Как ви помага 4docs

• Масов импорт на старата архива; разпознаване на текст за румънски документи, за български — текстов слой или ръчна проверка.
• Номенклатура и опис, изградени от структурата по фонд и вид документ.
• Срокове за съхранение и предупреждения при изтичане за всяка категория.
• Достъп от разстояние, ограничен по роля, и изтичащи линкове за външни лица.

Вижте също

• Какво е електронното архивиране на документи?
• Колко време се пазят счетоводните документи?
• Ръководство: управление на документите във фирмата