Какво е електронното архивиране на документи?
Електронното архивиране е организирано съхранение на документите на фирмата в цифров формат, за законовия срок.
Кратък отговор
- Електронното архивиране означава съхранение на фирмените документи в цифров формат, структурирано и със срок за съхранение, определен за всеки вид документ.
- Не е същото като „сканирам и слагам файловете в папка": реалният архив има номенклатура, опис и дневник за достъпа.
- Цифровият формат не променя законовите срокове — те се определят по вида на документа, не по носителя.
- Правната рамка се определя по българското законодателство, включително Закона за счетоводството за счетоводните документи; конкретните срокове се проверяват за всеки вид документ.
Какво казва законодателството (накратко)
- Всяка фирма определя собствената си номенклатура на документите — списък на видовете документи с техния срок за съхранение.
- Законът за счетоводството урежда съхранението на счетоводната информация, включително на регистрите и финансовите отчети; сроковете се проверяват в действащия текст.
- Законът за Националния архивен фонд урежда архивирането и съхранението на документи.
- Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), чл. 5, параграф 1, буква д): личните данни не се пазят по-дълго, отколкото е необходимо за целта.
Практически примери
- Фирма с 40 служители сканира 12 папки с вътрешни решения, индексира ги по година и отдел и освобождава три рафта в склада.
- Придружителна разписка за стоки, получена в електронен вид, се регистрира директно като цифров документ с регистрационен номер и не се принтира.
- Досието на служител се затваря при напускането му, но ведомостта за заплати остава в архива по срока, определен за този вид документ.
- Разрешително за дейност, издадено преди години, се намира и след години в същия вид, заедно с цялата история на достъпа.
Чести грешки
- Архивът всъщност е споделена папка: без номенклатура, без опис и без срокове.
- Документите се сканират без разпознаване на текст или без текстов слой, така че са в архива, но не могат да се намерят по съдържание.
- Изтриването става „когато дискът се запълни", а не при изтичане на законовия срок.
- Никой не може да каже кой е отворил или свалил документ и кога.
- Хартията се унищожава, без да е проверено дали за този вид документ оригиналът е задължителен.
Как ви помага 4docs
- Структурирате архива по фонд, опис и вид документ, точно както в номенклатурата на фирмата.
- Всеки файл получава срок за съхранение и дата на изтичане, изчислени автоматично.
- Търсите в съдържанието на документите с текстов слой, а не само в името на файла; сканираните български документи се проверяват ръчно.
- Дневникът за достъп показва кой е преглеждал, свалял или споделял всеки документ.
Управлението на жизнения цикъл на договорите и електронното подписване не са част от 4docs. За договори и електронно подписване има отделен продукт в екосистемата: 4mycontracts.net