Kako organizirati elektroničku pisarnicu tvrtke? Koraci

Kako organizirati elektroničku pisarnicu tvrtke?

Pisarnica je ulazna točka dokumenata u tvrtku i prvi korak prema arhivi.

Kratki odgovor

Uvedite jedan registar ulaznih i izlaznih dokumenata za cijelu tvrtku.
Svaki primljeni ili poslani dokument dobiva jedinstveni broj upisa, po kronološkom redu.
Broj se dodjeljuje automatski u trenutku upisa i kasnije se ne može mijenjati.
Upisani dokument raspodjeljuje se odgovornoj osobi, s rokom za odgovor.
Na kraju tijeka dokument prelazi u arhivu, zajedno sa svojom poviješću.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima uređuje evidenciju dokumenata i popis gradiva; pisarnica je prva karika te evidencije.
Uredba eIDAS (EU) 910/2014: elektronički dokument upisan u pisarnicu ne može se osporiti samo zato što je elektronički; pravni učinak ovisi o uvjetima iz Uredbe.
Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679: registar sadrži osobne podatke (ime, adresu, OIB u nekim slučajevima), pa se pristup ograničava po ulozi.
Dokumenti koji prolaze kroz pisarnicu i čine knjigovodstvene isprave ostaju pod rokovima Zakona o računovodstvu (najmanje 11 godina).

Dopis primljen od tijela javne vlasti 3. ožujka dobiva broj 412/2026 i odmah se raspodjeljuje.
Tvrtka s tri poslovnice koristi jedan registar, ali s odvojenim nizovima po poslovnici.
Popis predaje grupira 18 pošiljki poslanih istog dana i prilaže se registru.
Zahtjev s rokom za odgovor od 30 dana dobiva automatsko upozorenje nakon 25 dana.

Svaki odjel vodi vlastiti registar u tablici, pa nastaju dupli brojevi.
Brojevi se unaprijed dodjeljuju i ostaju rupe koje se na kontroli ne mogu opravdati.
Dokumenti primljeni elektroničkim putem uopće se ne upisuju.
Registar ne pokazuje tko je dokument preuzeo i kada.
Registar je vidljiv cijeloj tvrtki, iako sadrži osobne podatke.

Broj upisa dodjeljuje se automatski, bez rupa i bez duplikata.
Ulazi i izlazi nalaze se u istom registru, s filtrima po godini, odjelu ili pošiljatelju.
Primopredajni popisi generiraju se iz odabira dokumenata.
Upisani dokument ulazi izravno na interni tijek odobravanja.