Što je elektroničko arhiviranje dokumenata?
Elektroničko arhiviranje znači organizirano čuvanje dokumenata tvrtke u digitalnom obliku, na zakonom propisan rok.
Kratki odgovor
- Elektroničko arhiviranje znači čuvanje dokumenata tvrtke u digitalnom obliku, strukturirano i s rokom čuvanja određenim za svaku vrstu dokumenta.
- Nije isto što i „skeniram i stavim u mapu": prava arhiva ima popis gradiva, inventar i dnevnik pristupa.
- Digitalni oblik ne mijenja zakonske rokove — oni se računaju prema vrsti dokumenta, a ne prema mediju.
- Osnovni okvir u Hrvatskoj čine Zakon o arhivskom gradivu i arhivima i Zakon o računovodstvu, a za elektroničke dokumente vrijedi eIDAS Uredba (EU) 910/2014.
Što kaže zakonodavstvo (ukratko)
- Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i izmjene): popis gradiva s rokovima čuvanja i postupak izlučivanja.
- Uredba (EU) 910/2014 (eIDAS) propisuje da se pravni učinak elektroničkog dokumenta ne može osporiti samo zato što je elektronički; konkretni uvjeti ovise o Uredbi i nacionalnim propisima.
- Zakon o računovodstvu (čl. 10. i 13.): poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje 11 godina od posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
- Zakon o računovodstvu (čl. 10. st. 2.): za pojedine vrste isprava, npr. isplatne liste, vrijede posebni rokovi.
- Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679, čl. 5. st. 1. t. (e): osobni podaci ne čuvaju se dulje nego što je potrebno svrsi.
Praktični primjeri
- Tvrtka sa 40 zaposlenika skenira 12 registratora internih odluka, indeksira ih po godini i odjelu i oslobađa tri police u skladištu.
- Otpremnica primljena u elektroničkom obliku upisuje se odmah digitalno, s brojem upisa, i ne ispisuje se.
- Dosje zaposlenika zatvara se kad on napusti tvrtku, ali obračunske i isplatne liste ostaju u arhivi do isteka svojih rokova čuvanja.
- Rješenje o dozvoli izdano 2019. može se pronaći 2026. u istom obliku, s cijelom poviješću pristupa.
Česte greške
- Arhiva je zapravo zajednička mapa: bez popisa gradiva, bez inventara i bez rokova.
- Dokumenti se skeniraju bez prepoznavanja teksta, pa postoje u arhivi, ali se ne mogu pronaći po sadržaju.
- Brisanje se radi kad „ponestane prostora", a ne po isteku zakonskog roka.
- Nitko ne može reći tko je otvorio ili preuzeo dokument i kada.
- Papir se uništava prije provjere je li za tu vrstu dokumenta izvornik obvezan.
Kako vam pomaže 4docs
- Arhivu strukturirate po fondu, inventaru i vrsti dokumenta, točno kako to piše u popisu gradiva tvrtke.
- Svaka datoteka dobiva rok čuvanja i datum isteka izračunat automatski.
- Pretražujete sadržaj dokumenata, ne samo naziv datoteke; za hrvatske skenove potreban je tekstualni sloj ili ručna provjera.
- Dnevnik pristupa pokazuje tko je pregledao, preuzeo ili podijelio svaki dokument.
Ciklus života ugovora i digitalno potpisivanje nisu dio 4docs. Za ugovore i digitalno potpisivanje postoji posebna platforma u ekosustavu: 4mycontracts.net