Gidas: įmonės dokumentų valdymas
Aštuoni trumpi atsakymai į klausimus, kuriuos kelia kiekviena įmonė, susitvarkanti dokumentus: ką saugoti, kiek laiko ir kaip greitai rasti.
Dokumentų valdymas reiškia keturis dalykus: įregistruoti juos įeinant, siųsti vidiniu ciklu, archyvuoti struktūruotai ir pašalinti pasibaigus terminui.
Teisiniai atskaitos taškai: asmens duomenims taikomas BDAR (GDPR); dokumentų saugojimo terminus nustato teisės aktai ir įmonės archyvo klasifikavimo sąrašas, kurio aktualias teisės aktų redakcijas rekomenduojame patikrinti e-tar.lt. Dėl konkrečių terminų kreipkitės į buhalterį ar teisininką.
Kiekvienas puslapis žemiau atsako į vieną klausimą, skaitant per du minutes.
Archyvavimas ir teisinė galia
Koks yra tinkamas skaitmeninis archyvas ir kada skaitmeniniu formatu saugomas dokumentas gali pakeisti originalą.
Kas yra elektroninis dokumentų archyvavimas?
Elektroninis dokumentų archyvavimas yra organizuotas įmonės dokumentų saugojimas skaitmeniniu formatu pagal teisės aktų nustatytus terminus.
Ką reiškia archyvavimas su teisine galia?
Skaitmeniniu formatu saugomas dokumentas turi galią tik tada, kai galite įrodyti, kad jis nebuvo pakeistas po įregistravimo.
Popierinis ar elektroninis archyvas: ką rinktis?
Pasirinkimas nekeičia teisinių terminų: keičiasi tik kaina, paieškos laikas ir praradimo rizika.
Saugojimo terminai ir atitiktis
Kiek laiko saugote kiekvieną dokumentą ir kaip suderinti teisinius terminus su BDAR (GDPR) reikalavimais.
Kiek laiko saugomi buhalteriniai dokumentai?
Saugojimo terminas nustatomas pagal dokumento rūšį ir įrašomas į įmonės archyvo klasifikavimo sąrašą.
Kaip nustatyti dokumentų saugojimo politiką pagal BDAR?
Saugojimo politika reiškia parašytą terminą kiekvienai dokumentų rūšiai ir šalinimą, kuris iš tikrųjų įvyksta.
Kasdienis dokumentų srautas
Kaip dokumentai patenka į įmonę, kuriais keliais juda ir kaip juos rasti patekus į archyvą.
Kaip organizuoti įmonės elektroninę registratūrą?
Registratūra yra dokumentų įėjimo į įmonę vartai ir pirmas žingsnis link archyvo.
Kaip veikia OCR nuskenuotuose dokumentuose?
OCR paverčia nuskenuotą puslapį iš paprasto vaizdo į dokumentą, kuriame galima ieškoti žodžių; platformoje tai galioja tik rumunų kalbos dokumentams.
Kaip organizuoti dokumentų ciklą įmonėje?
Geras ciklas turi tris dalykus: užregistruotą dokumentą, aiškius žingsnius ir terminą kiekvienam žingsniui.
Moduliai 4docs
Šeši moduliai, apimantys šio gido temas.
Elektroninis archyvavimas
Skaitmeninis archyvas pagal fondą ir inventorių, su saugojimo terminais pagal dokumento rūšį.
Elektroninė registratūra
Įeinantys ir išeinantys dokumentai viename registre, su automatiškai priskirtu registracijos numeriu ir perdavimo aktais.
Dokumentų ciklas
Vidinis kelias pagal skyrius, derinimas su terminu ir atsakingu asmeniu pavardiškai kiekviename žingsnyje.
OCR ir pilnateksčiu paieška
Nuskenuotų dokumentų paieška pagal turinį, ne tik pagal pavadinimus. OCR galioja rumunų kalbos dokumentams.
Saugojimo terminai ir BDAR
Saugojimo terminai pagal kategoriją, įspėjimai, šalinimas pasibaigus terminui su patvirtinimu ir žurnalu.
Saugus dalijimasis
Prieigos teisės pagal vaidmenį, terminuotos nuorodos išoriniams bendradarbiams ir visas prieigos žurnalas.
Sutvarkykite įmonės archyvą
Pažiūrėkite, kurie moduliai jums tinka ir kiek jie kainuoja, arba parašykite apie savo dokumentų kiekį.