Kaip organizuoti dokumentų ciklą įmonėje?

Geras ciklas turi tris dalykus: užregistruotą dokumentą, aiškius žingsnius ir terminą kiekvienam žingsniui.

Trumpas atsakymas

1. Pradedate nuo užregistruoto dokumento: be registracijos numerio ciklo nėra.
2. Apibrėžiate žingsnius — kas gauna, kas derina, kas tvirtina, kas archyvuoja.
3. Kiekvienas žingsnis turi terminą ir pavardiškai nurodytą atsakingą asmenį, o ne visą skyrių.
4. Pabaigoje dokumentas patenka į archyvą su visa derinimų istorija.

Ką sako teisės aktai (trumpai)

• Dokumentų ir archyvų įstatymas: dokumentas turi būti randamas ir perduodamas archyvui ciklui pasibaigus, su nustatytu saugojimo terminu.
• Teisės aktai dėl elektroninių dokumentų: derinimo istorija yra dokumento, saugomo elektroniniu formatu, dalis.
• BDAR (GDPR): prieiga prie ciklo suteikiama tik asmenims, dalyvaujantiems tame žingsnyje, o ne visai įmonei.
• Buhalteriniai dokumentai, einantys ciklu, lieka pagal buhalterinės apskaitos teisės aktų terminus.

Praktiniai pavyzdžiai

• Gauta sąskaita: registratūra → pirkimų atsakingas asmuo tikrina → patvirtinimas mokėjimui → archyvas, bendras terminas — 5 darbo dienos.
• Atostogų prašymas: tiesioginis vadovas (1 diena) → personalo skyrius (1 diena) → asmens byla.
• Vidinis sprendimas: rengimas → teisinė nuomonė (2 dienos) → patvirtinimas administratoriaus → pranešimas skyriams.
• Pristatymo dokumentas tuo pačiu metu pasiekia sandėlį ir pirkimus dviem lygiagrečiomis ciklo šakomis.

Dažnos klaidos

• Ciklas gyvena el. pašte, todėl niekas nežino, kam liko dokumentas.
• Žingsniams nenurodomi terminai, dokumentai įstringa savaitėms.
• Patvirtinimas prašomas grupei, o ne asmeniui, ir atsakomybė tampa neaiški.
• Patvirtintas dokumentas lieka vieno asmens stalo ir niekada nepatenka į archyvą.
• Nėra pavaduotojų atostogų laikotarpiui, todėl ciklas sustoja.

Kaip jums padeda 4docs

• Konfigūruojami ciklai pagal dokumento rūšį, su nuosekliais arba lygiagrečiais žingsniais.
• Terminas ir įspėjimas kiekvienam žingsniui, plius ataskaita su vėluojančiais dokumentais.
• Pavaduotojas nurodomas nebuvimo laikotarpiui, su priimtų sprendimų įrašais.
• Archyvavimas ciklo pabaigoje su prie dokumento pridėta derinimo istorija.

Jei ciklu einantis dokumentas yra sutartis, kurią reikia pasirašyti skaitmeniniu parašu, naudokite ekosistemos skirtą produktą: 4mycontracts.net

Taip pat žr.

• Kaip organizuoti elektroninę registratūrą?
• Kas yra elektroninis dokumentų archyvavimas?
• Gidas: įmonės dokumentų valdymas