Kiek laiko saugomi buhalteriniai dokumentai?
Saugojimo terminas nustatomas pagal dokumento rūšį ir įrašomas į įmonės archyvo klasifikavimo sąrašą.
Trumpas atsakymas
- Buhalteriniai registrai ir pirminiai dokumentai saugomi pagal teisės aktų nustatytus terminus, skaičiuojamus nuo finansinių metų pabaigos.
- Darbo užmokesčio dokumentams taikomi kiti, dažnai ilgesni terminai — tai nustato teisės aktai.
- Dalis finansinių dokumentų turi trumpesnį terminą, bet tik konkrečioms kategorijoms; neskaičiuokite visų vienodai.
- Terminas dažniausiai skaičiuojamas nuo finansinių metų pabaigos, ne nuo dokumento datos — tai patikrinkite pagal konkrečią kategoriją.
Ką sako teisės aktai (trumpai)
- Buhalterinės apskaitos teisės aktai nustato registrų ir pirminių dokumentų saugojimo terminus; konkrečias reikšmes patikrinkite aktualioje redakcijoje e-tar.lt.
- Darbo apskaitos dokumentams taikomi atskiri teisės aktų reikalavimai, todėl jų terminas gali skirtis nuo buhalterinių dokumentų.
- Dokumentų ir archyvų įstatymas: įmonė sudaro savo archyvo klasifikavimo sąrašą su kiekvienos rūšies saugojimo terminu.
- BDAR (GDPR) 5 straipsnio 1 dalies e punktas: pasibaigus teisėtam terminui, asmens duomenys nebesaugomi „kiek nors atsargumo sumetimais".
Saugojimo terminai pagal dokumentų rūšį
| Dokumentų rūšis | Saugojimo terminas | Teisinis pagrindas |
|---|---|---|
| Buhalteriniai registrai ir pirminiai dokumentai | pagal teisės aktus; terminą patikrinkite e-tar.lt | Buhalterinės apskaitos teisės aktai |
| Darbo užmokesčio žiniaraščiai | pagal teisės aktus; dažnai ilgesnis terminas | Teisės aktai dėl darbo apskaitos |
| Dalis finansinės apskaitos dokumentų | pagal teisės aktus (konkrečią kategoriją patikrinkite) | Buhalterinės apskaitos teisės aktai |
| Dokumentų rūšių sąrašas su kiekvienos rūšies terminu | sudaromas ir atnaujinamas įmonės | Dokumentų ir archyvų įstatymas (archyvo klasifikavimo sąrašas) |
Praktiniai pavyzdžiai
- Registras-žurnalas už 2026 m. finansinius metus saugomas pagal bendrąjį terminą, skaičiuojamą nuo 2026 m. pabaigos; pasibaigus terminui, jis šalinamas patvirtinus.
- Darbo užmokesčio žiniaraštis už sausį išlieka archyve ilgiau nei buhalteriniai dokumentai, net jei įmonė tuo metu reorganizuojama.
- Dokumentas, kurio terminas trumpesnis, išduotas kovo mėnesį 2026 m., šalinamas tik pasibaigus jo terminui, o ne pagal išdavimo datą.
- Per patikrinimą inspektorius prašo 2018 m. dokumento: jį reikia pateikti, jei terminas dar nepasibaigęs; platforma parodo, ar dokumentas dar saugomas.
Dažnos klaidos
- Visiems dokumentams taikomas vienas terminas, nepaisant rūšies.
- Darbo užmokesčio žiniaraščiai naikinami kartu su visa asmens byla, nors jų terminas ilgesnis.
- Dokumentai saugomi neribotai: tai ne atsargumas, o BDAR saugojimo ribojimo principo pažeidimas.
- Terminas skaičiuojamas nuo dokumento datos, o ne nuo finansinių metų pabaigos.
- Klasifikavimo sąrašas nebuvo atnaujintas, nors įmonė pridėjo naujų dokumentų rūšių.
Kaip jums padeda 4docs
- Klasifikavimo sąrašas su saugojimo terminu nustatytu kiekvienai dokumento rūšiai.
- Pasibaigimo data apskaičiuojama automatiškai nuo finansinių metų pabaigos.
- Gaunate įspėjimą, kai byla patenka į mėnesį, kuriuo ją galima pašalinti.
- Pašalinti dokumentai lieka įrašyti šalinimo registre.