Fysisk arkiv eller elektronisk arkiv: hva velger du?

Valget endrer ikke oppbevaringsfristene. Det endrer kostnaden, søketiden og risikoen for å miste dokumenter.

Kort svar

1. Oppbevaringsfristene er like i begge variantene.
2. Fysisk arkiv koster plass og søketid; elektronisk arkiv koster indeksering i starten.
3. For de fleste virksomheter er den praktiske løsningen blandet: løpende dokumenter elektronisk, og dokumenter med krav om papiroriginal i depot.
4. Overgangen til elektronisk arkiv starter med arkivplanen, ikke med skanneren.

Hva lovverket sier (kort)

• Bokføringsloven § 13: oppbevaringstiden for regnskapsmateriale gjelder uavhengig av om det er papir eller digitalt. Sjekk gjeldende tekst på lovdata.no.
• Krav til elektronisk oppbevaring må vurderes før papiret kastes. Regelverket under bokføringsloven er avgjørende.
• Personvernforordningen (GDPR) art. 5 nr. 1 bokstav e: personopplysninger skal slettes ved utløpet av oppbevaringstiden, i begge varianter.
• Regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge (bokføringsloven § 13). Velg lagringssted med dette for øye.

Sammenligning etter praktiske kriterier

Praktiske eksempler

• En virksomhet med 25 ansatte skanner arkivet for de siste tre årene, rundt 18 000 sider, og kvitter seg med to skap i depotet.
• Et dokument som etterspørres ved kontroll, finnes med søk på få minutter, mot 20–30 minutter i depotet.
• Lønnsspesifikasjoner, med egen og lengre frist, oppbevares elektronisk, der tilgangen styres etter rolle.
• En virksomhet med leid depot betaler leien hver måned. Digitalisering er en engangskostnad som må sammenlignes med den leien.

Vanlige feil

• Alt skannes, også dokumenter der oppbevaringsfristen allerede er utløpt.
• Papiret kastes før du har sjekket om originalen er påkrevd for den dokumenttypen.
• Arkivplanen lages ikke før skanningen, og det digitale arkivet blir like rotete som det fysiske.
• Det finnes ingen sikkerhetskopi: én disk betyr ett feilpunkt.
• Dokumentene digitaliseres uten søkbart tekstlag, og da forsvinner hovedfordelen.

Slik hjelper 4docs deg

• Masseimport av eldre arkiv. OCR gjelder rumenske dokumenter.
• Arkivplan og inventar generert fra strukturen etter serie og dokumenttype.
• Oppbevaringstider og varsler om utløp for hver kategori.
• Tilgang på avstand, begrenset etter rolle, og lenker med utløp for tredjeparter.

Se også

• Hva er elektronisk arkivering av dokumenter?
• Hvor lenge oppbevares regnskapsdokumenter?
• Guide: dokumenthåndtering i virksomheten