Najczęstsze pytania o zarządzanie dokumentacją

Znaczy, że zarchiwizowany dokument można przedstawić osobie trzeciej — urzędowi skarbowemu, sądowi, biegłemu rewidentowi — bo da się wykazać, że od chwili archiwizacji się nie zmienił. Potrzebne są do tego cztery rzeczy: pewna identyfikacja dokumentu (skrót kryptograficzny, hash), data i godzina archiwizacji zapisane przez system, metadane opisujące dokument oraz dziennik dostępu pokazujący, kto co z nim robił. Ustawa o rachunkowości (art. 71–74) dopuszcza przechowywanie ksiąg i dowodów księgowych w postaci elektronicznej, pod warunkiem ochrony przed nieuprawnioną zmianą i zapewnienia ich czytelności przez cały okres przechowywania.

To zależy od rodzaju dokumentu i tu trzeba ostrożności. Niektóre dokumenty wolno przechowywać wyłącznie w postaci skanu, inne trzeba zachować w oryginale; dla materiałów archiwalnych kategorii A obowiązują zasady ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 4docs zapisuje przy każdym dokumencie skrót, datę i godzinę archiwizacji, metadane i pełny dziennik, ale nie rozstrzyga za Ciebie, który oryginał można zniszczyć. Tam, gdzie oryginał musi zostać, polecamy archiwum mieszane: papier zostaje w segregatorze, a 4docs pozwala go znaleźć w kilka sekund.

To lista klas dokumentów, które powstają w firmie, każda z okresem przechowywania i kategorią archiwalną — A (materiały archiwalne, przechowywane wieczyście) albo B z liczbą lat (dokumentacja niearchiwalna, brakowana po upływie terminu). Jednolity rzeczowy wykaz akt jest obowiązkowy w urzędach; firma prywatna nie musi go mieć w tej formie, ale ma własne obowiązki: okresy z art. 74 ustawy o rachunkowości, termin przedawnienia z Ordynacji podatkowej i zakaz przechowywania danych osobowych dłużej, niż to konieczne (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Bez wykazu akt nie uzasadnisz ani tego, dlaczego dokument usunięto, ani tego, dlaczego inny wciąż leży. W 4docs wykaz jest konfigurowalny, a okres przechowywania stosuje się automatycznie do każdego nowego dokumentu danej klasy.

Nie. Po archiwizacji plik staje się niezmienny: każda poprawka to nowa wersja, powiązana z poprzednią, a wersja pierwotna zostaje w archiwum. Każda wersja ma własny skrót kryptograficzny, więc w każdej chwili możesz sprawdzić, że plik pobrany dziś jest bit w bit identyczny z tym sprzed trzech lat.

Na infrastrukturze ekosystemu 4b2b. Dostęp jest chroniony logowaniem oraz uprawnieniami według ról. Dokładną lokalizację serwerów i zasady kopii zapasowych trzeba zapytać u dostawcy na piśmie.

Nie. 4docs to system zarządzania dokumentami: archiwum, dziennik korespondencji, obieg wewnętrzny, wyszukiwanie pełnotekstowe, retencja. Cykl życia umów i podpis elektroniczny obsługuje osobna aplikacja ekosystemu, 4mycontracts.net. Podpisaną tam umowę można zarchiwizować tutaj, z jej okresem przechowywania i uprawnieniami firmy.

Każdy dokument, który wpływa do firmy lub z niej wychodzi, dostaje unikalny numer w dzienniku, nadawany automatycznie, w ściśle rosnącej kolejności, razem z datą i godziną. To ta sama logika, na której opiera się kancelaria i dziennik podawczy w urzędach: firma prywatna nie musi go prowadzić, ale gdy prowadzi, ma sprawdzalny ślad tego, kiedy wpłynęło pismo polecone, wezwanie czy protokół kontroli i kto je przejął. Numeru nie można użyć ponownie ani pominąć: anulowany wpis pozostaje w dzienniku z adnotacją „anulowano”. Możesz prowadzić osobne dzienniki dla oddziałów albo rodzajów (przychodząca, wychodząca, wewnętrzna), każdy z własną serią i opcjonalnym resetem rocznym.

Tak, ale ręcznie. Dziennik nie ma własnego adresu e-mail, a 4docs nie odbiera e-maili automatycznie: zapisujesz wiadomość albo załącznik jako plik (na przykład wyeksportowany e-mail), wgrywasz go, a numer, datę i nadawcę uzupełniasz przy rejestracji.

Tak. Dziennik eksportuje się do PDF lub XLSX za dowolny okres, z filtrem działu, nadawcy, adresata lub klasy dokumentu. Dla wysyłek możesz wygenerować zestawienia z listą dokumentów, adresatami i podpisem kuriera albo osoby odbierającej.

Tylko użytkownicy z rolą osoby odpowiedzialnej za dziennik i tylko przez anulowanie z uzasadnieniem — nigdy przez usunięcie. Powód, autor i moment zostają w dzienniku dostępu. Pozostali użytkownicy mogą jedynie rejestrować nowe dokumenty i przeglądać to, do czego mają uprawnienia.

Wewnętrzną drogę dokumentu od wpływu do załatwienia: kto go otrzymuje, kto sprawdza, kto akceptuje i w jakim terminie. Definiujesz obieg raz dla klasy dokumentów — na przykład faktura zakupowa: magazyn → kierownik działu → księgowość — a nowe dokumenty tej klasy automatycznie ruszają tą ścieżką.

Każdy krok ma termin. Gdy termin się zbliża, odpowiedzialna osoba dostaje powiadomienie; gdy mija, dokument trafia na listę opóźnień koordynatora, z liczbą dni zwłoki. W każdej chwili widzisz mapę obiegu: zakończone kroki, kto i kiedy zaakceptował, bieżący krok i kto go trzyma.

Nie, i to rozróżnienie jest ważne. Akceptacja w obiegu to wewnętrzna czynność zapisana w dzienniku — zalogowany użytkownik, moment, decyzja, uwagi — służąca jako dowód wewnętrznej ścieżki. Nie jest podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014. Jeśli potrzebujesz podpisu skutecznego wobec osób trzecich, skorzystaj z 4mycontracts.net.

Tak. Każdy użytkownik może wskazać zastępcę na określony okres, a dokumenty, które trafiłyby do niego, są automatycznie kierowane do zastępcy. Zastępstwo jest widoczne w dzienniku: zapisuje się, że akceptacji udzielono z upoważnienia, kto i w jakim okresie.

Nie ma automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR) dla dokumentów w języku polskim: działa ono wyłącznie dla dokumentów rumuńskich. Polski skan jest przeszukiwalny po treści tylko wtedy, gdy ma warstwę tekstową; w przeciwnym razie znajdziesz go po metadanych (klasa, data, wystawca, numer w dzienniku). Dokumenty natywnie cyfrowe (wygenerowany PDF, nie skan) przeszukuje się po całej treści, bo tekst jest odczytywany bezpośrednio z pliku.

Możesz ręcznie poprawić zindeksowany tekst bez zmiany oryginalnego pliku — poprawka dotyczy tylko warstwy wyszukiwania. Nie ma automatycznego rozpoznawania tekstu dla dokumentów polskich, więc nie ma też wyniku rozpoznania do sprawdzenia; przy dużej partii możesz filtrować dokumenty po metadanych i poprawiać je pojedynczo.

Dowolnego słowa z treści dokumentu, nie tylko z nazwy pliku: numeru faktury, nazwiska, numeru NIP, kwoty, zdania z protokołu. Wyszukiwanie łączy tekst z filtrami metadanych — klasa, zakres dat, dział, wystawca, numer w dzienniku — i normalizuje polskie znaki, więc „zolw” i „żółw” znajdą ten sam dokument.

Nie. Wyniki są filtrowane według Twoich uprawnień: dokument, którego nie możesz zobaczyć, nie pojawia się na liście i nic o nim nie sygnalizujemy. Inaczej wyszukiwarka zdradzałaby, że istnieją poufne dokumenty.

Są dwa reżimy, które warto rozróżniać. Rachunkowy: art. 74 ustawy o rachunkowości każe przechowywać księgi rachunkowe i dowody księgowe co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, a zatwierdzone sprawozdania finansowe — trwale. Podatkowy: art. 86 Ordynacji podatkowej wymaga przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów z nimi związanych do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a ten co do zasady wynosi pięć lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to często dłużej niż pięć lat kalendarzowych od wystawienia dokumentu. W 4docs okres jest przypisany do klasy dokumentów — nie musisz go pamiętać.

Gdy okres przechowywania mija, dokument nie znika sam. Trafia na listę propozycji brakowania, którą osoba odpowiedzialna za archiwum przegląda i zatwierdza — tak jak w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii B. Po zatwierdzeniu plik jest trwale usuwany, a w archiwum zostaje tylko zapis, że istniał i został usunięty: klasa, okres, data, kto zatwierdził. Ten zapis przydaje się dwa razy: przy kontroli, by wykazać, że nic nie zniknęło za wcześnie; przed Prezesem UODO, by wykazać, że nic nie leżało za długo.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) nie jest bezwzględne: nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku przechowywania. CV przesłane z własnej inicjatywy i trzymane „na przyszłość” trzeba usunąć na żądanie; faktury czy dokumentacji płacowej — nie, dopóki biegnie ustawowy okres. 4docs pomaga prawidłowo obsłużyć żądanie: wyszukuje wszystkie dokumenty z daną osobą, sprawdza dla każdego podstawę prawną i termin, usuwa to, co można usunąć, i z uzasadnieniem dokumentuje to, co zostaje. Uzasadniona odpowiedź sama jest dowodem zgodności.

Przez okresy przechowywania przypisane do klas dokumentów, a nie do pojedynczych plików. Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, by dane nie były przechowywane dłużej, niż to konieczne; w praktyce oznacza to, że dla każdej klasy musisz umieć wykazać, jak długo ją trzymasz i dlaczego. Raporty 4docs pokazują dokładnie to, z dokumentami po terminie wyróżnionymi osobno.

Tak. Możesz nałożyć blokadę („legal hold”) na dokument lub całą teczkę: dopóki jest aktywna, dokument nie może trafić na listę brakowania, nawet jeśli jego okres minął. Blokada, powód i osoba, która ją ustanowiła, zostają w dzienniku.

Uprawnienia nadaje się według ról i klas dokumentów, a nie plik po pliku. Księgowa widzi klasy finansowe, kadrowa — akta osobowe, dyrektor — wszystko ze swojego obszaru. Dodatkowo teczki wrażliwe możesz ograniczyć do wskazanych osób. Każde otwarcie, pobranie czy udostępnienie trafia do dziennika dostępu.

Tak, przez bezpieczny link: ustalasz datę wygaśnięcia, czy odbiorca może tylko przeglądać, czy także pobrać, i opcjonalnie hasło. Po wygaśnięciu link przestaje działać, a w dzienniku zostaje, kto go utworzył, komu wysłano i ile razy go otwarto. Link możesz odwołać w każdej chwili.

Użytkownika, czynność (podgląd, pobranie, zmiana metadanych, udostępnienie, usunięcie), dokument, moment i adres IP. Użytkownicy nie mogą go zmienić ani usunąć, można go wyeksportować na potrzeby audytu i jest przechowywany co najmniej tak długo jak dokument, którego dotyczy.

Tak, w tym sensie, że 4docs należy do ekosystemu 4b2b: to samo konto i te same uprawnienia dla aplikacji, z których korzystasz. Pliki z innych aplikacji wgrywasz do archiwum ręcznie, a umowy podpisane w 4mycontracts.net można tu zarchiwizować z ich okresem przechowywania.

Tak. Program partnerski daje Ci unikalny kod polecający i miesięczną prowizję od subskrypcji każdej firmy, która zarejestruje się z Twojego polecenia, przez cały czas trwania jej subskrypcji.

Konta i dokumentów, które już masz — skanów albo plików natywnie cyfrowych (PDF, DOCX, XLSX, JPG, wyeksportowane e-maile). Przy uruchomieniu wspólnie ustalamy rzeczowy wykaz akt firmy — klasy dokumentów, okres przechowywania i kategorię każdej z nich — a potem importujemy istniejące archiwum. Profesjonalny skaner nie jest potrzebny na start: możesz wgrać zdjęcia z telefonu; zdjęcie bez warstwy tekstowej znajdziesz po metadanych, nie po treści.

W dwóch etapach. Najpierw digitalizacja: skanujesz według klas (faktury zakupowe, dokumenty WZ, protokoły, korespondencja, akta osobowe), czytelnie i prosto, żeby strony pozostały czytelne. Potem indeksacja: przy wgrywaniu 4docs automatycznie wyciąga tekst z dokumentów cyfrowych i podpowiada klasę, datę i wystawcę, a Ty zatwierdzasz. Papierowe oryginały pozostają w Twojej odpowiedzialności: skan nie zastępuje automatycznie oryginału.

Jedna subskrypcja miesięczna lub roczna w euro, dobrana do przestrzeni archiwum, liczby użytkowników i liczby przetwarzanych stron. Nie płacisz za wgrany dokument, za wyszukiwanie ani za dokument wysłany w obieg. Płatność kartą lub przelewem na podstawie faktury pro forma.

Tak, w każdej chwili. Przy przejściu na wyższy plan pozostała wartość bieżącej subskrypcji jest odliczana proporcjonalnie, w dniach. Przy przejściu na niższy plan zmiana obowiązuje od kolejnego okresu, żeby nie stracić przestrzeni archiwum w połowie opłaconego miesiąca.

Eksportujemy całe archiwum: oryginalne pliki oraz indeks w otwartym formacie (CSV/XML) ze wszystkimi metadanymi — klasą, numerem w dzienniku, datą, wystawcą, okresem przechowywania — żebyś mógł odtworzyć archiwum w innym systemie. Eksport jest dostępny przez 30 dni od zakończenia subskrypcji; potem dane są trwale usuwane.