Konfigurowalne wewnętrzne ścieżki sprawdzania i akceptacji — dokument sam trafia do właściwej osoby, z terminem, przypomnieniami i pełną historią decyzji.
Dokumenty nie utykają dlatego, że ludzie nie chcą ich akceptować, tylko dlatego, że nikt nie wie, gdzie są. Notatka służbowa wysłana mailem ginie wśród dwustu innych wiadomości, faktura zakupowa czeka na opis merytoryczny działu technicznego, który nic o niej nie wie, a wniosek o zakup krąży na papierze między pokojami. Obieg dokumentów przenosi tę drogę na platformę: raz ustalasz, kto akceptuje co, w jakiej kolejności i w jakim terminie, a od tej chwili każdy dokument sam wchodzi na właściwą ścieżkę. Na koniec zostaje pełna historia — kto zaakceptował, kiedy i z jaką uwagą — przydatna i dla kontroli wewnętrznej, i dla audytu.
Zamiast za każdym razem decydować, komu przekazać dokument, definiujesz obieg dla rodzaju dokumentu: na przykład faktura zakupowa → magazyn → kierownik działu → księgowość. Reguły mogą zależeć od kwoty lub działu — zakup powyżej określonej kwoty dodaje akceptację zarządu. Gdy wpływa nowy dokument tego rodzaju, sam rusza zdefiniowaną ścieżką.
Niektóre decyzje wymagają ścisłej kolejności: najpierw opis merytoryczny, potem zatwierdzenie finansowe. Inne mogą iść równolegle: dział prawny i zakupy sprawdzają jednocześnie. Obieg obsługuje oba tryby, także łącznie, a dokument idzie dalej dopiero, gdy spełnione są warunki każdego kroku.
Każdy krok ma termin. Przed jego upływem osoba odpowiedzialna dostaje przypomnienie; po przekroczeniu dokument może zostać automatycznie eskalowany do przełożonego i pojawia się w panelu koordynatora z liczbą dni zwłoki. Gdy ktoś jest na urlopie, dokumenty trafiają do zastępcy, a zastępstwo jest zapisane.
Zostaje historia, której nie da się zmienić: kto zaakceptował, kiedy, z jaką decyzją i uwagą. Ta historia jest dowodem wewnętrznej ścieżki dla audytora. Ale akceptacja w obiegu nie jest podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS: jeśli potrzebujesz podpisu skutecznego wobec osób trzecich, służy do tego 4mycontracts.net. Zaakceptowany dokument trafia do archiwum z klasą i okresem przechowywania.
Tak. Każdy rodzaj dokumentu może mieć własny obieg, a reguły mogą zależeć od działu lub kwoty.
Każdy użytkownik może wskazać zastępcę na dany okres. Dokumenty automatycznie trafiają do zastępcy, a zastępstwo jest zapisane: widać, kto zaakceptował, w czyim imieniu i w jakim okresie.
Tak, z uzasadnieniem. Dokument wraca do inicjatora z informacją, co poprawić, a zwrot zostaje w historii.
W panelu dokumentów, które utknęły: gdzie jest każdy z nich, od ilu dni i jaki krok jest następny. Możesz też otworzyć mapę obiegu dowolnego dokumentu.
Tak. Każda akceptacja trafia do niezmiennej, eksportowalnej historii, z autorem, datą, godziną, decyzją i uwagą.
Nie. Akceptacja w obiegu to zarejestrowana czynność wewnętrzna, a nie podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS. Do podpisu skutecznego wobec osób trzecich służy 4mycontracts.net.
Ścieżki skonfigurowane według Twoich reguł, terminy na każdym kroku i panel, który pokazuje dokładnie, gdzie utknął dokument.
