Uprawnienia według ról i działów, linki z terminem ważności dla współpracowników z zewnątrz i pełny dziennik — w każdej chwili wiesz, kto i kiedy widział dany dokument.
Dokumenty giną nie tylko wtedy, gdy się je usuwa; giną też wtedy, gdy trafiają tam, gdzie nie powinny. Akta osobowe wysłane mailem zostają na zawsze w skrzynce odbiorcy, folder udostępniony „tymczasowo” pozostaje otwarty latami, a gdy ktoś odchodzi z firmy, nikt nie wie, do czego miał dostęp. Bezpieczne udostępnianie zmienia model: dokumentu się nie wysyła, tylko daje się do niego dostęp. Dostęp nadaje się według ról i działów, można go ograniczyć w czasie, odwołać w jednej chwili, a każde otwarcie i pobranie trafia do dziennika.
Nadawanie uprawnień dokument po dokumencie się nie skaluje i kończy się wyjątkami, których nikt nie pamięta. W 4docs.net uprawnienia przypisuje się rolom i klasom: księgowość widzi klasy finansowe, kadry — akta osobowe, zarząd — swój obszar. Gdy ktoś zmienia stanowisko, zmienia się jego rola, a uprawnienia razem z nią. Wrażliwe teczki można dodatkowo ograniczyć do wskazanych osób.
Doradca podatkowy, audytor czy klient nie potrzebuje konta, by zobaczyć konkretny dokument. Dostaje bezpieczny link z datą wygaśnięcia, z prawem tylko do podglądu albo także do pobrania, opcjonalnie z hasłem. Po wygaśnięciu link przestaje działać, a odwołać go można wcześniej w każdej chwili.
Znak wodny na linkach zewnętrznych, z nazwą odbiorcy i datą, nie powstrzyma kogoś przed zrobieniem zdjęcia ekranu, ale jasno pokazuje, skąd pochodzi kopia. Dziennik dostępu — użytkownik, czynność, dokument, moment, adres IP — nie może być zmieniony ani usunięty i można go wyeksportować na potrzeby audytu.
RODO wymaga, by dane osobowe były dostępne tylko dla tych, którzy ich potrzebują, i by stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa (art. 32). Uprawnienia według ról, linki z terminem ważności i dziennik dostępu to właśnie takie środki, udokumentowane. Udostępnione dokumenty podlegają tym samym okresom przechowywania: gdy dokument zostanie wybrakowany, jego linki przestają działać.
Przez bezpieczny link: ustalasz termin ważności, czy odbiorca może tylko przeglądać, czy także pobierać, i opcjonalnie hasło. W dzienniku zostaje, kto link utworzył, komu go wysłano i ile razy go otwarto.
Administrator odbiera mu wszystkie uprawnienia jednym działaniem, a utworzone przez niego linki można unieważnić z tego samego ekranu.
Fizycznie im nie zapobiega, ale odstrasza i pozwala ustalić, skąd pochodzi kopia. Razem z dziennikiem dostępu daje mocny dowód.
Tak. Dziennik dostępu pokazuje każde otwarcie, pobranie i udostępnienie, z użytkownikiem, momentem i adresem IP.
Nie. Nadaje się je rolom i klasom lub teczkom, a dokumenty je dziedziczą. Wrażliwe teczki można ograniczyć do wskazanych osób.
Nie. Udostępnienie daje dostęp do dokumentu; nie jest podpisem. Do elektronicznego podpisywania umów służy 4mycontracts.net.
Uprawnienia według ról, linki z terminem ważności dla osób z zewnątrz i dziennik, który w każdej chwili mówi, kto co widział.
