Czym w praktyce jest dobrze prowadzone archiwum elektroniczne
Różnica między folderem sieciowym a archiwum elektronicznym to nie pojemność, lecz struktura. Archiwum ma rzeczowy wykaz akt: listę klas dokumentów, które firma tworzy lub otrzymuje, każdą z symbolem, okresem przechowywania i kategorią archiwalną. Ma teczki aktowe grupujące dokumenty jednej klasy z danego okresu i spisy, które pozwalają przekazać je do składnicy. 4docs.net odtwarza tę logikę w wersji cyfrowej. Wgrywając dokument, wybierasz jego klasę, a platforma sama wylicza, gdzie ma trafić i jak długo ma być przechowywany. Archiwum porządkuje się samo, zamiast degradować się w miarę wzrostu.
Jak przenieść na platformę archiwum, które już masz
Mało która firma zaczyna od zera: są pudła w składnicy, porozrzucane skany i załączniki w czyjejś skrzynce. Migracja zaczyna się od mapy tego, co istnieje: jakie klasy dokumentów, z jakich lat i w jakiej ilości. Pliki cyfrowe wgrywa się hurtowo, z przypisaniem obecnych folderów do klas wykazu, tak by stara struktura nie zginęła, tylko została przetłumaczona. Papier skanuje się etapami, zaczynając od tego, co najczęściej używane, i od tego, co zbliża się do końca okresu przechowywania. Dla każdej teczki zapisuje się też lokalizację fizyczną — regał, pudło, teczkę — by z wyniku wyszukiwania przejść prosto do papieru, dopóki istnieje.
Jak długo trzeba przechowywać poszczególne dokumenty
Okresy nie są jednakowe. Art. 74 ustawy o rachunkowości każe przechowywać zatwierdzone sprawozdania finansowe trwale, a księgi rachunkowe i dowody księgowe co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym. Ordynacja podatkowa (art. 86) wymaga przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z nimi dokumentów do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentacja pracownicza ma własne zasady w Kodeksie pracy. Pozostałe klasy mają okresy ustalone w wykazie akt firmy, w granicach RODO. W 4docs.net okres przechowywania to cecha klasy, nie pliku: ustawiasz go raz, a stosuje się do wszystkich dokumentów tej klasy, z ostrzeżeniem przed terminem.
Moc dowodowa zarchiwizowanego dokumentu
Skan wrzucony do folderu sam niczego nie dowodzi. O sile dokumentu elektronicznego wobec osoby trzeciej decyduje możliwość wykazania jego integralności i pochodzenia. Ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej, pod warunkiem ochrony przed nieuprawnionymi zmianami i zapewnienia czytelności przez cały okres przechowywania. 4docs.net dostarcza część zależną od wewnętrznej dyscypliny: metadane, skrót integralności liczony przy wgraniu, znacznik czasu, niezmienne wersje, dziennik dostępu i automatycznie stosowane okresy. Materiały kategorii A podlegają dodatkowo ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Do zarządzania umowami i podpisu elektronicznego służy siostrzana platforma 4mycontracts.net.
