Retencja dokumentów i zgodność z RODO

Okresy przechowywania określone dla klas dokumentów i stosowane automatycznie, z propozycjami brakowania po terminie, akceptacją człowieka i rejestrem żądań osób, których dane dotyczą.

Zgodność w sprawach dokumentów ma dwie strony, które wyglądają na sprzeczne. Z jednej strony prawo każe przechowywać niektóre klasy latami: księgi rachunkowe i dowody księgowe co najmniej pięć lat (art. 74 ustawy o rachunkowości), dokumenty podatkowe do przedawnienia zobowiązania (art. 86 Ordynacji podatkowej). Z drugiej strony RODO zabrania trzymania danych osobowych dłużej, niż to konieczne. Oba wymagania spełnisz tylko z jawną polityką retencji, spisaną dla klas, a nie dla plików. 4docs.net to miejsce, w którym ta polityka żyje: każda klasa wykazu akt ma okres, okres stosuje się do wszystkich jej dokumentów, a po jego upływie dostajesz propozycję brakowania, którą zatwierdza człowiek.

Okres przechowywania określony dla klasy wykazu akt, nie dla dokumentu — ustawiasz raz, działa wszędzie.
Automatyczne wyliczenie daty końca przechowywania od daty dokumentu, zamknięcia teczki lub końca roku obrotowego.
Ostrzeżenie przed terminem i lista propozycji brakowania, pogrupowana według klas i lat.
Brakowanie z akceptacją człowieka i protokołem — nic nie znika automatycznie i po cichu.
Rejestr żądań osób, których dane dotyczą — dostęp, sprostowanie, usunięcie — z pilnowanym terminem odpowiedzi.
Blokada usunięcia dokumentów, które nadal podlegają ustawowemu obowiązkowi przechowywania, nawet gdy ktoś żąda usunięcia.
Blokada na czas sporu („legal hold”) dla dokumentów lub teczek związanych z postępowaniem.
Raporty zgodności według klas: co przechowujesz, jak długo i na jakiej podstawie prawnej.

Ustawowe okresy przechowywania w skrócie

Rachunkowość: zatwierdzone sprawozdania finansowe trwale, księgi rachunkowe i dowody księgowe co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ustawy o rachunkowości). Podatki: księgi podatkowe i dokumenty z nimi związane do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 Ordynacji podatkowej), co do zasady pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Dokumentacja pracownicza ma własne okresy w Kodeksie pracy. W jednostkach publicznych całość porządkuje podział na kategorie A i B z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach — firmy prywatne mogą przyjąć tę samą logikę w swoim wykazie akt.

Czego RODO wymaga ponad ustawowe okresy

Art. 5 ust. 1 lit. e RODO zakazuje przechowywania danych osobowych dłużej, niż to niezbędne do celu. W praktyce oznacza to, że dla każdej klasy musisz umieć wykazać, jak długo ją trzymasz i dlaczego. Gdy obowiązek przechowywania wygasa, dane trzeba usunąć — a to wymaga procesu, a nie dobrej woli.

Jak wygląda brakowanie na platformie

Po upływie okresu dokument nie znika sam: trafia na listę propozycji brakowania pogrupowaną według klas i lat. Osoba odpowiedzialna za archiwum ją przegląda, wyłącza to, co musi zostać — na przykład dokumenty objęte blokadą na czas sporu — i zatwierdza. Po zatwierdzeniu plik jest trwale usuwany, a zostaje protokół: klasa, okres, data i kto zatwierdził.

Żądania osób, których dane dotyczą, w jednym miejscu

Gdy ktoś korzysta z prawa dostępu, sprostowania lub usunięcia danych, żądanie jest rejestrowane z terminem odpowiedzi. Platforma wyszukuje dokumenty z tą osobą, pokazuje dla każdego podstawę prawną i okres, pozwala usunąć to, co można usunąć, i z uzasadnieniem udokumentować to, co musi zostać. Uzasadniona odpowiedź zostaje udokumentowana na wypadek kontroli Prezesa UODO.

Podstawy prawne

Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 5 ust. 1 lit. e — ograniczenie przechowywania
Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 17 — prawo do usunięcia danych, które nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 74 — okresy przechowywania ksiąg, dowodów księgowych i sprawozdań finansowych
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa, art. 86 — przechowywanie ksiąg i dokumentów podatkowych do przedawnienia zobowiązania
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach — kategorie A i B oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Najczęstsze pytania

Jak długo muszę przechowywać dokumenty firmy?

To zależy od klasy. Księgi rachunkowe i dowody księgowe: co najmniej pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ustawy o rachunkowości). Dokumenty podatkowe: do przedawnienia zobowiązania (art. 86 Ordynacji podatkowej). Pozostałe klasy określa wykaz akt firmy, w granicach RODO.

Jeśli ktoś zażąda usunięcia danych, muszę usunąć wszystko?

Nie. Prawo do usunięcia nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia ustawowego obowiązku przechowywania. Usuwasz to, co można — na przykład CV trzymane „na przyszłość” — a z uzasadnieniem dokumentujesz to, co musi zostać, jak faktura czy dokumentacja płacowa.

Czy dokumenty są usuwane automatycznie po terminie?

Nie. Po terminie trafiają na listę propozycji brakowania, którą zatwierdza osoba odpowiedzialna. Po zatwierdzeniu są trwale usuwane i zostaje protokół.

Co z dokumentami związanymi ze sporem?

Nałóż na dokument lub teczkę blokadę na czas sporu: dopóki jest aktywna, dokumentu nie można zaproponować do brakowania, nawet jeśli jego okres minął. Blokada i jej powód są zapisane.

Jak wykazać audytorowi politykę retencji?

Raportami według klas: co przechowujesz, jak długo i na jakiej podstawie prawnej, razem z protokołami brakowania i rejestrem żądań osób, których dane dotyczą.

Czy okres liczy się od daty dokumentu?

Zależnie od klasy: od daty dokumentu, zamknięcia teczki albo początku roku następującego po roku obrotowym, jak w ustawie o rachunkowości. Reguła jest ustawiona w wykazie akt i stosowana automatycznie.

Powiązane artykuły

Archiwizacja elektroniczna →Wykaz akt, w którym żyją okresy przechowywania.Bezpieczne udostępnianie →Kto widzi co i dowód każdego dostępu.Jak ustalić politykę retencji dokumentów zgodną z RODO? →Klasy, okresy, podstawy prawne i brakowanie.Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe? →Okresy z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.Plany i ceny →Skontaktuj się z zespołem →

Ustaw okresy przechowywania na autopilota

Razem spisujemy politykę retencji dla klas dokumentów, wprowadzamy ją do wykazu akt, a Tobie zostaje tylko zatwierdzanie brakowania po terminie.

Zobacz cennik Skontaktuj się z konsultantem