Firmowe archiwum prowadzone porządnie: każdy dokument zarejestrowany, zindeksowany, odnaleziony w kilka sekund, przechowywany dokładnie tak długo, jak wymaga prawo, i usuwany po terminie — z akceptacją i śladem.
O 4docs: to system zarządzania dokumentami zbudowany pod to, jak naprawdę pracuje firma w Polsce. Zaczęliśmy od prostej obserwacji: dokumenty w firmie nie giną dlatego, że ich nie ma, tylko dlatego, że nikt już nie wie, gdzie leżą i jak długo trzeba je trzymać. Faktury otrzymane, dokumenty WZ, protokoły, decyzje wewnętrzne, pisma z urzędów, akta osobowe, pozwolenia, raporty — wszystko trafia do segregatorów, na serwery plików albo do skrzynek pocztowych, każde według innej logiki. 4docs zbiera je w jednym miejscu: rejestruje w dzienniku korespondencji z numerem i datą, kieruje do wewnętrznego obiegu akceptacji z terminami, odnajduje pełnotekstowo, przechowuje tak długo, jak wymagają ustawa o rachunkowości i Ordynacja podatkowa, i usuwa po upływie terminu — zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania z RODO. Czego nie robimy: nie zarządzamy cyklem życia umów i nie wystawiamy podpisów elektronicznych — do umów i podpisu służy 4mycontracts.net, osobna aplikacja z tego samego ekosystemu; podpisany tam dokument archiwizuje się tutaj.
Archiwum elektroniczne bez wykazu akt to tylko większy folder. Dlatego pierwszym etapem każdego wdrożenia jest lista klas dokumentów firmy, każda z okresem przechowywania i kategorią archiwalną — to, co w polskiej praktyce nazywa się jednolitym rzeczowym wykazem akt. Od tej chwili wszystko inne — numeracja w dzienniku korespondencji, obieg akceptacji, propozycje brakowania — działa automatycznie.
Każdy zarchiwizowany dokument ma skrót kryptograficzny, znacznik czasu i niezmienne wersje; każde otwarcie, pobranie czy udostępnienie trafia do dziennika, którego użytkownicy nie mogą zmienić. Gdy przychodzi kontrola albo audyt, nie tłumaczysz, jak archiwum powinno działać — pokazujesz to.
Nie twierdzimy, że wersja cyfrowa automatycznie zastępuje każdy papierowy oryginał. To, czy skan może zastąpić oryginał, zależy od rodzaju dokumentu i przepisów, które go dotyczą. Materiały archiwalne kategorii A podlegają ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) ma swoje zasady. 4docs przygotowuje dokumenty do tych procesów — metadane, skrót, znacznik czasu, dziennik dostępu — ale mówimy jasno, gdzie kończy się odpowiedzialność platformy, a zaczyna Twoja.
Za 4docs stoi mieszany zespół archiwistów, specjalistów ochrony danych i inżynierów oprogramowania, z siedzibą w Unii Europejskiej. Pomagamy w konfiguracji wykazu akt i okresów przechowywania, dziennika podawczego, obiegów akceptacji dla działów oraz importu istniejącego archiwum — także tego skanowanego z segregatorów.
Dokumenty są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, na infrastrukturze w Unii Europejskiej, z codziennymi kopiami zapasowymi i bez przekazywania poza UE. Dostęp nadawany jest według ról i klas dokumentów, a dziennik dostępu jest niezmienny i można go wyeksportować na potrzeby audytu. Ustawowe okresy przechowywania — co najmniej pięć lat dla zatwierdzonych sprawozdań finansowych, ksiąg i dowodów księgowych, liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ustawy o rachunkowości), oraz księgi i dokumenty podatkowe do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 Ordynacji podatkowej) — są przypisane do klas dokumentów, a nie do czyjejś pamięci. Usunięcie po terminie zawsze przechodzi przez akceptację, a żądania usunięcia danych na podstawie art. 17 RODO są realizowane po sprawdzeniu ustawowych obowiązków przechowywania.
4docs nie jest odizolowaną aplikacją. Należy do ekosystemu 4b2b: jedno konto, te same uprawnienia i jedna faktura za wszystkie aplikacje biznesowe, z których korzystasz. Dokumenty powstałe w innych aplikacjach ekosystemu mogą trafiać bezpośrednio do archiwum, z automatycznie przypisaną klasą i okresem przechowywania. Do umów i podpisu elektronicznego ekosystem ma osobną aplikację — 4mycontracts.net.
Konfigurujemy wykaz akt i okresy przechowywania firmy, zakładamy dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej, ustalamy obiegi akceptacji dla działów i importujemy dokumenty, które już masz. Zgłoszenia z panelu otrzymują odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego.
