Elektroniczny dziennik korespondencji

Jeden dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej, z automatyczną numeracją, przydziałem do działów, pilnowanymi terminami odpowiedzi i zestawieniami przesyłek w dwa kliknięcia.

Dziennik korespondencji prowadzony w zeszycie albo w arkuszu kalkulacyjnym ma trzy stałe problemy: numery się dublują albo są pomijane, nikt nie wie, do kogo trafiło pismo po zarejestrowaniu, a termin odpowiedzi ginie, dopóki ktoś się nie upomni. Elektroniczny dziennik usuwa wszystkie trzy. Pismo rejestruje się raz, dostaje automatycznie kolejny numer, jest przydzielane osobie odpowiedzialnej i startuje z terminem. Od tej chwili każdy uprawniony widzi, gdzie jest, a na koniec zostaje pełny ślad korespondencji firmy, który nie zależy od niczyjej pamięci.

Automatyczna numeracja, unikalna i bez luk, w osobnych dziennikach dla korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Szybka rejestracja: nadawca lub adresat, rodzaj pisma, data, sposób doręczenia, liczba załączników.
Natychmiastowy przydział do działu lub osoby, z terminem załatwienia i widoczną osobą odpowiedzialną.
Automatycznie pilnowane terminy, z ostrzeżeniem przed upływem i listą pism bez odpowiedzi.
Zestawienia przesyłek generowane z zaznaczenia, gotowe do druku lub wysłania.
Powiązanie pisma przychodzącego z odpowiedzią wychodzącą — jeden wątek, a nie dwa luźne wpisy.
Dziennik dostępny w każdej chwili, z filtrami okresu, działu, nadawcy lub statusu.
Automatyczne przejście załatwionych pism do archiwum elektronicznego, z okresem przechowywania ich klasy.

Dlaczego ręczna numeracja zawodzi najszybciej

Gdy kilka osób wpisuje do tego samego zeszytu czy arkusza, prędzej czy później dwa pisma dostaną ten sam numer albo pojawi się luka, której nikt nie umie wyjaśnić. A dziennik z lukami traci to, co czyni go użytecznym: dowód, kiedy co wpłynęło. W 4docs.net numer nadaje platforma, w ściśle rosnącej kolejności, z datą i godziną. Nie da się go użyć ponownie ani pominąć, a anulowany wpis pozostaje widoczny z adnotacją „anulowano”, jak przekreślona linia w papierowym dzienniku.

Od kancelarii do osoby odpowiedzialnej w jednym kroku

W urzędach kancelaria i dziennik podawczy to podstawa: każde pismo jest rejestrowane i przekazywane do właściwej komórki. Firma prywatna nie ma takiego obowiązku, ale zyskuje ten sam ślad. Przy rejestracji pismo trafia do działu lub osoby z terminem odpowiedzi. Osoba odpowiedzialna widzi je na swojej liście zadań, a każdy uprawniony widzi w każdej chwili, gdzie jest i kto je ma.

Terminy, ostrzeżenia i pisma bez odpowiedzi

Wiele pism przychodzi z terminem — wezwanie do złożenia wyjaśnień, reklamacja klienta, zawiadomienie. Platforma ostrzega osobę odpowiedzialną przed upływem terminu i prowadzi listę pism bez odpowiedzi, z liczbą dni zwłoki. Wysłana odpowiedź jest rejestrowana jako pismo wychodzące powiązane z przychodzącym i wątek się zamyka.

Zestawienia przesyłek i przekazywanie między działami

Dla wysyłek papierowych platforma generuje zestawienia z listą dokumentów, adresatami i miejscem na podpis kuriera lub osoby odbierającej. Przekazania między działami są rejestrowane tak samo. Załatwione pismo przechodzi do archiwum elektronicznego z okresem przechowywania swojej klasy, bez ponownego wgrywania.

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach — model kancelarii, rzeczowego wykazu akt i dziennika korespondencji, obowiązkowy w jednostkach publicznych i dobrowolny w firmach
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 74 — dokumenty związane z księgami przechowuje się co najmniej pięć lat
Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 5 ust. 1 lit. e — korespondencję z danymi osobowymi przechowuje się tylko tak długo, jak to konieczne

Najczęstsze pytania

Czy numerację można zmienić ręcznie?

Nie. Numer nadaje platforma, w ściśle rosnącej kolejności, i nie da się go użyć ponownie ani pominąć. Błędny wpis anuluje się z podaniem powodu i pozostaje widoczny jako „anulowano”; powód, autor i moment zostają w dzienniku dostępu.

Czy mogę prowadzić osobne dzienniki dla korespondencji przychodzącej i wychodzącej?

Tak. Możesz mieć osobne dzienniki według rodzaju (przychodząca, wychodząca, wewnętrzna) i oddziału, każdy z własną serią numerów i opcjonalnym resetem rocznym.

Skąd wiem, do kogo trafiło pismo?

Każdy wpis pokazuje bieżącą osobę odpowiedzialną, dział i termin. Historia pokazuje wszystkie przekazania: kto otrzymał pismo, kiedy i kto ma je teraz.

Co się dzieje z pismami po załatwieniu?

Przechodzą automatycznie do archiwum elektronicznego, z przypisaną klasą i okresem przechowywania. Nie trzeba ich wgrywać ani klasyfikować ponownie.

Czy mogę powiązać odpowiedź z pismem, na które odpowiada?

Tak. Pismo wychodzące rejestruje się jako powiązane z przychodzącym, więc cały wątek — pytanie i odpowiedź — jest w jednym miejscu.

Czy można generować zestawienia przesyłek?

Tak. Zaznaczasz dokumenty, a platforma generuje zestawienie z adresatami i miejscem na podpis odbioru, w PDF gotowym do druku.

Powiązane artykuły

Obieg dokumentów →Wewnętrzne ścieżki akceptacji, z terminami i osobami odpowiedzialnymi.Archiwizacja elektroniczna →Gdzie trafiają pisma po załatwieniu.Jak zorganizować elektroniczny dziennik korespondencji w firmie? →Dzienniki, numeracja, przydział i terminy krok po kroku.Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie? →Od rejestracji przez akceptację do archiwum.Plany i ceny →Skontaktuj się z zespołem →

Zamknij na dobre papierowy dziennik korespondencji

Automatyczna numeracja, przydział z terminem i dziennik, który możesz przejrzeć w każdej chwili. Razem konfigurujemy dzienniki i działy.

Zobacz cennik Skontaktuj się z konsultantem