¿Cómo organizar el circuito de aprobación de documentos en la empresa?
Un buen circuito tiene tres elementos: documento registrado, pasos claros y un plazo para cada paso.
Respuesta breve
- Parte del documento registrado: sin número de registro no hay circuito.
- Defina los pasos: quién recibe, quién revisa, quién aprueba y quién archiva.
- Cada paso tiene un plazo y una persona responsable con nombre y apellido, no un departamento entero.
- Al final, el documento entra en el archivo con todo el historial de aprobaciones.
Puntos a considerar
- No existe un circuito de aprobación único para todas las empresas: lo que importa es la trazabilidad, saber quién aprobó qué y cuándo, sobre todo si el documento tendrá que servir como prueba.
- El historial de aprobaciones forma parte del expediente y se conserva con él durante todo su plazo.
- Durante el circuito, el acceso se concede solo a las personas que intervienen en cada paso, no a toda la empresa.
- Los comprobantes contables que pasan por el circuito quedan después sujetos a los plazos de conservación de su serie.
Ejemplos prácticos
- Factura recibida: registro de entrada → revisión del responsable de compras → aprobación del pago → archivo, con un plazo total de 5 días.
- Solicitud de vacaciones: responsable directo (1 día) → recursos humanos (1 día) → expediente de personal.
- Acuerdo interno: redacción → informe jurídico (2 días) → aprobación de la gerencia → comunicación a los departamentos.
- Una nota de remisión llega a la vez a depósito y a compras, en dos ramas paralelas del circuito.
Errores frecuentes
- El circuito vive en el correo electrónico y nadie sabe quién tiene el documento.
- Los pasos no tienen plazo y los documentos se quedan parados semanas.
- La aprobación se pide a un grupo, no a una persona, y la responsabilidad se diluye.
- El documento aprobado se queda en el escritorio de una persona y nunca llega al archivo.
- No hay delegación en vacaciones y el circuito se bloquea.
Cómo le ayuda 4docs
- Circuitos configurables por tipo de documento, con pasos secuenciales o paralelos.
- Plazo y aviso en cada paso, más un informe de documentos retrasados.
- Delegación en un sustituto cuando el responsable está ausente, con cada decisión registrada a nombre del sustituto.
- Archivo al terminar el circuito, con el historial de aprobaciones adjunto al documento.
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