¿Cómo definir una política de conservación de documentos y datos personales?

Una política de conservación es un plazo escrito para cada tipo de documento y una supresión que de verdad se ejecuta.

Respuesta breve

Haga un inventario de los tipos de documento que contienen datos personales.
Para cada tipo, fije un plazo de conservación y la finalidad que lo justifica, con el criterio de su contador.
Cuando termina la finalidad, los datos se bloquean mientras puedan exigirse responsabilidades y después se suprimen, no "cuando alguien se acuerde".
Cada supresión queda registrada, para poder demostrar que la empresa cumple su política.

Como criterio general, los datos personales se conservan solo el tiempo necesario para la finalidad declarada.
Una solicitud de supresión no se atiende de inmediato si la empresa tiene una obligación vigente de conservar ese documento; primero va la obligación.
Los datos bloqueados se guardan aislados, solo para atender reclamos pendientes, y después se suprimen.
El inventario de tratamientos es el lugar natural para anotar, por categoría, los plazos previstos de supresión.

CV de candidatos no seleccionados: plazo corto fijado por la empresa y comunicado al candidato de antemano.
Un ex empleado pide la supresión de sus datos: el expediente no puede borrarse entero, porque los registros de jornada tienen un plazo propio que sigue abierto.
Imágenes de videovigilancia: se conservan un plazo corto fijado por la empresa y después se borran, salvo que deban guardarse como prueba de un hecho concreto.
Una empresa con 300 tipos de documento reduce la lista a 42 categorías con plazo propio y automatiza el resto.

La política existe en papel, pero nunca se ha suprimido nada.
Se acepta cualquier solicitud de supresión, incluso sobre documentos con un plazo obligatorio vigente.
Los datos suprimidos siguen apareciendo en los listados del sistema.
No queda prueba de la supresión, así que el cumplimiento no se puede demostrar.
Se fija "por prudencia" un plazo de 30 años para todo, lo que contradice el principio de conservar solo lo necesario.

Plazo de conservación configurado por tipo de documento, con su finalidad anotada al lado.
Aviso antes del vencimiento, para que un responsable revise la supresión.
Supresión o anonimización al vencimiento, registrada en el registro de eliminaciones, también de los archivos adjuntos.
El registro de eliminaciones queda como constancia del cumplimiento de la política.