¿Cómo encuentro un documento escaneado en 4docs.net?
Un escaneo es una imagen: la búsqueda por texto no lo alcanza, así que conviene localizarlo por los datos que se registran al archivarlo.
Respuesta breve
- Los escaneos en español no se leen con OCR, así que su contenido no entra en la búsqueda por texto.
- La búsqueda por texto funciona sobre el texto digital: PDF, DOCX, XLSX y correos exportados cuyo texto se puede seleccionar.
- Un escaneo se encuentra por sus metadatos: número de registro, remitente, fecha, título, serie y el RUC o identificador tributario que usted escribió al archivarlo.
- Por eso conviene completar esos campos el mismo día que se archiva: sin ellos, el documento queda en el archivo, pero solo se puede encontrar navegando por la serie.
Puntos a considerar
- Escanear no cambia el documento: se conserva la imagen que se archivó, y los metadatos son el índice de búsqueda de los escaneos.
- La clasificación por serie y expediente sigue siendo el verdadero índice del archivo; los metadatos la complementan.
- Los datos personales que aparecen en un escaneo siguen los mismos plazos de conservación y supresión que el resto del documento.
- Los comprobantes escaneados siguen los plazos de conservación que la empresa fije para su serie, igual que los originales.
Ejemplos prácticos
- Se busca el número de registro "E-412/2026" y aparece la notificación escaneada entre 3.500 páginas, en pocos segundos.
- Al archivar una carta escaneada se completa el RUC del proveedor en su campo, y desde ese campo se encuentra el documento.
- Con 200 páginas escaneadas al día, completar los metadatos de cada una lleva unos minutos por lote si se hace al archivar.
- Un expediente de personal de años atrás, escaneado después, se encuentra por el nombre del empleado y el número de registro asignado.
Errores frecuentes
- Se escanea con poca resolución y el documento no se lee bien; conviene escanear a 300 ppp.
- Las páginas quedan torcidas o fotografiadas con el celular, y después cuestan más de leer.
- Se archiva el escaneo sin completar sus metadatos, y después nadie sabe cómo encontrarlo.
- Se espera encontrar por texto un escaneo en español, cuando solo se localiza por sus metadatos.
- Se renuncia a clasificar "porque después se busca", y el archivo se vuelve inmanejable.
Cómo le ayuda 4docs
- Búsqueda por texto digital en PDF, DOCX y XLSX, y por metadatos en todos los documentos, también los escaneados.
- Filtros combinados por año, tipo de documento, departamento, remitente y plazo de conservación.
- Los resultados le llevan directamente al documento, con los datos del registro que lo identifican.
- Importación del archivo antiguo por series, con los metadatos completados al subir cada lote.