Ako dlho sa uchovávajú účtovné dokumenty?
Lehota uchovávania sa určuje podľa typu dokumentu a zapisuje sa do registratúrneho plánu firmy.
Stručná odpoveď
- Účtovné doklady a účtovné knihy sa uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú (zákon č. 431/2002 Z. z., § 35 ods. 3 písm. c)).
- Účtovné závierky a výročné správy sa uchovávajú tiež desať rokov (§ 35 ods. 3 písm. a)).
- Pre niektoré účtovné doklady môže platiť kratšia lehota podľa osobitného predpisu; tú overte s účtovníkom.
- Lehota začína plynúť od konca roka, ktorého sa dokument týka, nie od dátumu na dokumente.
Čo hovorí zákon (stručne)
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve: účtovné doklady a účtovné knihy sa uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 ods. 3 písm. c)).
- Pri niektorých účtovných dokladoch platí kratšia lehota podľa osobitného predpisu; čísla článkov v tomto sprievodcovi uvedené nie sú, overte ich pred nastavením.
- Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach: firma si zostavuje registratúrny plán, v ktorom sú lehoty jednotlivých typov dokumentov.
- Nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR), čl. 5 ods. 1 písm. e): po uplynutí lehoty sa osobné údaje nemajú uchovávať „pre každý prípad“.
- Lehoty sa môžu meniť novými predpismi; pred nastavením overte aktuálne znenie a poraďte sa s účtovníkom firmy.
Lehoty uchovávania podľa typu dokumentu
| Typ dokumentu | Lehota uchovávania | Právny základ |
|---|---|---|
| Účtovné doklady a účtovné knihy | desať rokov po roku, ktorého sa týkajú | zákon č. 431/2002 Z. z., § 35 ods. 3 písm. c) |
| Účtovné závierky a výročné správy | desať rokov | zákon č. 431/2002 Z. z., § 35 ods. 3 písm. a) |
| Niektoré účtovné doklady s kratšou lehotou | podľa osobitného predpisu — overte pred nastavením | osobitný predpis (bez čísla paragrafu) |
| Ostatné kategórie (korešpondencia, personálne spisy…) | určí a aktualizuje firma v registratúrnom pláne | zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach |
Praktické príklady
- Účtovná kniha za rok 2026 sa uchováva podľa všeobecnej lehoty najmenej do konca roka 2036.
- Účtovná závierka za rok 2025 sa uchováva desať rokov, teda do konca roka 2035.
- Doklad s kratšou lehotou podľa osobitného predpisu sa môže vyradiť až po uplynutí tejto kratšej lehoty, nie skôr.
- Pri kontrole si úrad vyžiada účtovný doklad z roku 2018: pri desaťročnej lehote musí byť dostupný do konca roka 2028.
Časté chyby
- Na všetky typy dokumentov sa uplatňuje jedna lehota, bez rozlíšenia.
- Mzdové dokumenty sa likvidujú spolu so zvyškom personálneho spisu, hoci majú vlastnú lehotu podľa osobitného predpisu.
- Dokumenty sa uchovávajú donekonečna: nie je to opatrnosť, ale riziko nesúladu s GDPR.
- Lehota sa počíta od dátumu dokumentu, nie od konca roka, ktorého sa týka.
- Registratúrny plán sa roky neaktualizuje, hoci firma pridala nové typy dokumentov.
Ako vám pomáha 4docs
- Registratúrny plán s lehotou uchovávania pre každý typ dokumentu.
- Dátum vypršania sa vypočíta automaticky od konca účtovného obdobia.
- Dostanete upozornenie, keď spis vstúpi do mesiaca, v ktorom sa môže vyradiť.
- Vyradené dokumenty ostávajú zapísané v registri vyradení.