Ako zorganizovať elektronickú registratúru firmy?
Elektronická registratúra je vstupná brána dokumentov do firmy a prvý krok k archívu.
Stručná odpoveď
- Stanovte jeden register príchodzej a odchodzej pošty pre celú firmu.
- Každý prijatý alebo odoslaný dokument dostane jedinečné číslo záznamu v chronologickom poradí.
- Číslo sa pridelí automaticky v okamihu zaevidovania a nedá sa neskôr upraviť.
- Zaevidovaný dokument sa pridelí zodpovednej osobe s lehotou na odpoveď.
- Na konci obehu dokument prejde do archívu spolu s celou históriou.
Čo hovorí zákon (stručne)
- Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach upravuje evidenciu dokumentov a registratúrny plán; registratúra je prvým článkom tejto evidencie (názov zákona bez paragrafov).
- Osobitné predpisy upravujú elektronické archivovanie dokumentov; podmienky pre dokumenty prenesené do archívu overte pred ich skartáciou.
- Nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR): register obsahuje osobné údaje (mená, adresy, v niektorých prípadoch rodné čísla), preto sa prístup obmedzuje podľa roly.
- Účtovné doklady, ktoré prechádzajú registratúrou, ostávajú viazané na lehoty podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 ods. 3 písm. c).
Praktické príklady
- Žiadosť od úradu sa zaeviduje s číslom záznamu a pridelí sa v ten istý deň, keď prišla.
- Firma s tromi prevádzkami používa jeden register, ale s osobitnými radmi čísel pre každú prevádzku.
- Odovzdávací zoznam zoskupí všetky zásielky odoslané v daný deň a pripojí sa k registru.
- Žiadosť s lehotou na odpoveď dostane upozornenie skôr, než lehota uplynie, nie až potom.
Časté chyby
- Každé oddelenie vedie vlastný register v tabuľke, čo vytvára duplicitné čísla.
- Čísla sa prideľujú vopred a zostávajú medzery, ktoré sa pri kontrole nedajú vysvetliť.
- Dokumenty prijaté elektronicky sa vôbec neevidujú.
- Register neukazuje, kto dokument prevzal a kedy.
- Register je viditeľný pre celú firmu, hoci obsahuje osobné údaje.
Ako vám pomáha 4docs
- Číslo záznamu sa pridelí automaticky, bez medzier a duplicít.
- Príchodzie a odchodzie sú v jednom registri, filtrovateľné podľa roka, oddelenia alebo odosielateľa.
- Odovzdávacie zoznamy sa generujú z výberu dokumentov.
- Zaevidovaný dokument ide priamo na trasu schvaľovania.