Ako zabezpečiť obeh dokumentov vo firme? Kroky a lehoty

Ako zabezpečiť obeh dokumentov vo firme?

Dobrý obeh má tri prvky: zaevidovaný dokument, jasné kroky a lehotu pri každom kroku.

Stručná odpoveď

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach: pri odovzdaní do archívu na konci obehu sa uplatní lehota uchovávania z registratúrneho plánu (názov zákona bez paragrafov).
Osobitné predpisy o elektronickom archivovaní: história schvaľovania je súčasťou dokumentu uchovávaného elektronicky; overte požiadavky pre váš typ dokumentu.
Nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR): prístup k obehu sa dáva len osobám zapojeným do konkrétneho kroku, nie celej firme.
Účtovné doklady, ktoré prechádzajú obehom, ostávajú viazané na lehoty podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 ods. 3 písm. c).

Prijatá faktúra: registratúra → overenie zodpovedným za nákup → schválenie platby → archív, pričom každý krok má vlastnú lehotu.
Žiadosť o dovolenku: priamy nadriadený → personalistika → osobný spis.
Interné rozhodnutie: návrh → právne stanovisko → schválenie vedením → oznámenie oddeleniam.
Dodací list ide súčasne na sklad a na nákup, na dvoch paralelných vetvách obehu.

Obeh žije v e-maile, takže nikto nevie, kde dokument zostal.
Kroky nemajú lehotu a dokumenty stoja týždne.
Schválenie sa žiada skupine, nie konkrétnej osobe, a zodpovednosť sa rozmazáva.
Schválený dokument zostane na stole jednej osoby a nikdy sa nedostane do archívu.
Na čas dovoleniek nie je určený zástupca, takže obeh sa zastaví.

Obehy nastaviteľné podľa typu dokumentu, so sekvenčnými alebo paralelnými krokmi.
Lehota a pripomienka pri každom kroku, plus prehľad oneskorených dokumentov.
Delegovanie na zástupcu na čas neprítomnosti, s evidenciou rozhodnutí zástupcu.
Archivácia na konci obehu s históriou schválení priloženou k dokumentu.

Ak obiehaný dokument je zmluva, ktorú treba navyše digitálne podpísať, použite samostatný produkt v ekosystéme: 4mycontracts.net