Čo znamená archivácia s právnou hodnotou?
Digitálne uchovaný dokument má hodnotu len vtedy, ak viete dokázať, že sa od zaevidovania nezmenil.
Stručná odpoveď
- Archivácia s právnou hodnotou znamená, že digitálne uchovaný dokument sa dá použiť ako dôkaz rovnako ako originál — za podmienok, ktoré určujú predpisy.
- Na Slovensku sa tieto podmienky riadia osobitnými predpismi o elektronickom archivovaní a dôkaznej hodnote elektronických dokumentov; ich platné znenie overte pred každým rozhodnutím o skartácii.
- Základné podmienky sú integrita dokumentu, identifikácia zdroja, záznam o prístupe a uchovanie počas celej lehoty.
- Niektoré dokumenty majú osobitné pravidlá, napríklad ak predpis vyžaduje originál na papieri — pri každom type to overte.
Formulácia je zámerne opatrná: pri každom type dokumentu si overte, či predpis vyžaduje originál na papieri alebo osobitné zaevidovanie.
Čo hovorí zákon (stručne)
- Osobitné predpisy o elektronickom archivovaní určujú režim elektronicky archivovaného dokumentu; overte ich platné znenie.
- Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach upravuje registratúrny plán a vyraďovanie dokumentov (názov zákona bez paragrafov).
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 ods. 3: účtovné doklady a účtovné knihy sa uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú; účtovné závierky a výročné správy tiež desať rokov.
- Nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR), čl. 5 ods. 1 písm. e): zachovanie dokumentu nemení povinnosť obmedziť uchovávanie osobných údajov na nevyhnutný čas.
Praktické príklady
- Zápisnica o preberaní naskenovaná pri odovzdaní zostáva užitočným dôkazom, len ak viete ukázať, že súbor nebol po zaevidovaní nahradený.
- V spore je prvá praktická otázka „kto mal k dokumentu prístup a kedy“ — odpoveď prinesie prístupový záznam.
- Rozhodnutie schválené pred niekoľkými rokmi sa musí nájsť v presne rovnakej podobe, s históriou schválení.
- Povolenie s uplynutou platnosťou zostáva v archíve do uplynutia lehoty uchovávania, nevymaže sa pri expirácii.
Časté chyby
- Zamieňa sa „naskenované“ s „archivované s právnou hodnotou“.
- Dokument leží v priečinku, do ktorého môže ktokoľvek prepísať súbor novou verziou.
- Originál na papieri sa skartuje bez overenia pravidiel pre daný typ dokumentu.
- Neexistuje žiaden záznam, ktorý ukazuje históriu dokumentu.
- Záložná kópia leží na tom istom serveri ako archív.
Ako vám pomáha 4docs
- Zaevidovaná verzia sa zamkne: ďalšie zmeny vytvoria novú verziu a originál neprepíšu.
- Úplný prístupový záznam, exportovateľný na kontrolu alebo spor.
- Členenie na fond a inventár podľa registratúrneho plánu.
- Export kompletného spisu s dokumentmi a históriou v jednom archíve.
Elektronický podpis v zmysle nariadenia eIDAS (EÚ) č. 910/2014 nie je funkciou 4docs. Na zmluvy a digitálne podpisovanie použite samostatný produkt: 4mycontracts.net