Как се организира електронната регистратура на фирмата? Стъпки

Как се организира електронната регистратура на фирмата?

Регистратурата е входът на документите във фирмата и първата стъпка към архива.

Кратък отговор

Определяте един регистър за входящи и изходящи документи за цялата фирма.
Всеки получен или изпратен документ получава уникален регистрационен номер в хронологичен ред.
Номерът се определя автоматично в момента на регистрацията и не може да се променя после.
Регистрираният документ се разпределя на отговорно лице със срок за отговор.
В края на движението документът отива в архива, заедно с цялата си история.

Архивното законодателство изисква документите да се водят, а не да се пазят хаотично; регистратурата е първата стъпка на тази отчетност.
Законът за счетоводството: документите, които са основание за счетоводни записвания, се съхраняват по сроковете, определени в закона, независимо през коя регистратура са минали.
Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR): регистърът съдържа лични данни — имена, адреси, а в някои случаи и единни граждански номера, затова достъпът се ограничава по роля.
Електронните документи, регистрирани тук, трябва да се съхраняват така, че да остават цялостни и достъпни през срока си.

Писмо от държавна институция, получено на 3 март, получава номер 412/03.03.2026 и се разпределя още същия ден.
Фирма с три работни места използва един регистър, но с отделни серии за всяко работно място.
Отчет за изпращане групира 18 пощенски пратки, изпратени в същия ден, и се прикачва към регистъра.
Запитване със срок за отговор от 30 дни получава автоматично напомняне на 25-ия ден.

Всеки отдел води собствен регистър в електронна таблица, което създава дублиращи се номера.
Номера се раздават предварително и остават празнини, които не могат да се обяснят при проверка.
Документите, получени в цифров вид, не се регистрират изобщо.
Регистърът не показва кой е получил документа и на коя дата.
Регистърът е видим за цялата фирма, въпреки че съдържа лични данни.

Регистрационният номер се определя автоматично, без празнини и без дубликати.
Входящите и изходящите документи са в един регистър, филтруем по година, отдел или подател.
Отчетите за предаване се генерират от избрана група документи.
Регистрираният документ тръгва директно по маршрута за съгласуване.