Fizička ili elektronička arhiva: što odabrati?

Izbor ne mijenja zakonske rokove: mijenja samo trošak, vrijeme pretrage i rizik gubitka.

Kratki odgovor

1. Zakonski rokovi čuvanja isti su u oba slučaja.
2. Fizička arhiva troši prostor i vrijeme pretrage; elektronička troši indeksiranje na početku.
3. Za većinu tvrtki praktično je rješenje mješovito: tekući dokumenti elektronički, oni s obvezom izvornika na papiru u skladištu.
4. Prijelaz na elektroničko počinje popisom gradiva, a ne skenerom.

Što kaže zakonodavstvo (ukratko)

• Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i izmjene): pravila o popisu gradiva vrijede bez obzira na nosač, papirnati ili elektronički.
• Uredba eIDAS (EU) 910/2014 određuje kada elektronički dokument ima pravni učinak; kod izbora digitalnog oblika provjerite te uvjete.
• Zakon o računovodstvu (čl. 10. i 13.): rokovi za knjigovodstvene isprave i poslovne knjige (najmanje 11 godina) ne mijenjaju se pri digitalizaciji.
• Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679, čl. 5. st. 1. t. (e): osobni podaci brišu se po isteku roka, u obje varijante arhive.

Usporedba po praktičnim kriterijima

Praktični primjeri

• Tvrtka sa 25 zaposlenika skenira arhivu posljednje tri godine, otprilike 18.000 stranica, i oslobađa dva ormara u skladištu.
• Dosje tražen pri kontroli nađe se pretragom u nekoliko trenutaka, a u skladištu se traži ručno, što može oduzeti dosta vremena.
• Dokumenti s posebnim rokovima, poput isplatnih lista, čuvaju se elektronički na infrastrukturi ekosustava.
• Tvrtka s iznajmljenim skladištem plaća najamninu koju treba usporediti s troškom digitalizacije; izračun ovisi o obujmu i cijeni.

Česte greške

• Skenira se sve, uključujući dokumente kojima je rok čuvanja već istekao.
• Papir se uništava prije provjere je li za tu vrstu dokumenta izvornik obvezan.
• Popis gradiva ne izrađuje se prije skeniranja, pa je digitalna arhiva jednako neuredna kao fizička.
• Nema sigurnosne kopije: jedan disk znači jednu točku kvara.
• Digitalizira se bez mogućnosti pretrage po sadržaju, pa se gubi upravo glavna prednost.

Kako vam pomaže 4docs

• Masovni uvoz stare arhive; OCR se primjenjuje za rumunjske skenove, a hrvatski skenovi trebaju tekstualni sloj ili ručnu provjeru.
• Popis gradiva i inventar generiraju se iz strukture po fondu i vrsti dokumenta.
• Rokovi čuvanja i upozorenja o isteku za svaku kategoriju.
• Pristup na daljinu, ograničen po ulozi, i poveznice s rokom za treće strane.

Pogledajte također

• Što je elektroničko arhiviranje dokumenata?
• Koliko dugo se čuvaju računovodstvene isprave?
• Vodič: upravljanje dokumentima u tvrtki