Što znači arhiviranje s pravnom snagom?
Digitalno čuvani dokument ima pravnu snagu samo ako možete dokazati da nakon upisa nije izmijenjen.
Kratki odgovor
- Arhiviranje s pravnom snagom znači da se digitalno čuvani dokument može koristiti kao dokaz, kao i izvornik.
- Okvir za elektroničke dokumente i pouzdane usluge u EU čini eIDAS Uredba (EU) 910/2014; nacionalni propisi je dopunjuju.
- Osnovni uvjeti su integritet dokumenta, utvrđivanje izvora, dnevnik pristupa i čuvanje tijekom cijelog roka.
- Za pojedine vrste dokumenata zakon može tražiti izvornik na papiru ili posebnu obradu — provjerite to za svaku vrstu.
Oprez u formulacijama je važan: za svaku vrstu dokumenta provjerite traži li zakon izvornik na papiru ili posebnu obradu prije uklanjanja papira.
Što kaže zakonodavstvo (ukratko)
- eIDAS Uredba (EU) 910/2014: elektronički dokument ne može se osporiti samo zato što je elektronički; kvalificirani elektronički potpisi i pečati imaju jače učinke.
- Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i izmjene): arhivsko gradivo se čuva i štiti, a popis gradiva određuje rokove.
- Zakon o računovodstvu (čl. 10. i 13.): knjigovodstvene isprave i poslovne knjige čuvaju se najmanje 11 godina, neovisno o mediju.
- Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679, čl. 5. st. 1. t. (e): pravna vrijednost ne opravdava čuvanje osobnih podataka dulje nego što je potrebno.
Praktični primjeri
- Zapisnik o primopredaji skeniran je koristan kao dokaz samo ako možete pokazati da datoteka nije zamijenjena nakon upisa.
- Na sporu je prvo pitanje u praksi „tko je imao pristup dokumentu i kada" — odgovor dolazi iz dnevnika pristupa.
- Interna odluka odobrena 2019. mora se pronaći 2026. u istom obliku, s povijesti odobravanja priloženom.
- Dozvola kojoj je istekla valjanost ostaje u arhivi do isteka roka čuvanja i ne briše se po isteku valjanosti.
Česte greške
- Miješa se „skenirano" s „arhivirano s pravnom snagom".
- Dokument je u mapi u kojoj svatko može prepisati datoteku novom verzijom.
- Izvornik na papiru uništava se bez provjere pravila za tu vrstu dokumenta.
- Ne postoji dnevnik koji pokazuje povijest dokumenta.
- Sigurnosna kopija čuva se na istom poslužitelju kao i arhiva.
Kako vam pomaže 4docs
- Verzija pri upisu se zaključava: naknadne izmjene postaju nove verzije, ne prepisuju izvornik.
- Potpun dnevnik pristupa, izvoziv za kontrolu ili spor.
- Struktura po fondu i inventaru prema popisu gradiva.
- Izvoz cijelog dosjea s dokumentima i poviješću u jednoj arhivi.
Elektronički potpis u smislu eIDAS Uredbe (EU) 910/2014 nije funkcija 4docs. Za ugovore i digitalno potpisivanje koristite posebnu platformu: 4mycontracts.net