Kas yra elektroninis dokumentų archyvavimas?
Elektroninis dokumentų archyvavimas yra organizuotas įmonės dokumentų saugojimas skaitmeniniu formatu pagal teisės aktų nustatytus terminus.
Trumpas atsakymas
- Elektroninis archyvavimas reiškia įmonės dokumentų saugojimą skaitmeniniu formatu, struktūruotą ir su nustatytu saugojimo terminu kiekvienai dokumentų rūšiai.
- Tai nėra tas pats, kas „nuskenuoti ir įdėti į aplanką": archyve yra klasifikavimo sąrašas, inventorius ir prieigos žurnalas.
- Skaitmeninis formatas nekeičia teisinių terminų — jie nustatomi pagal dokumento rūšį, o ne pagal laikmeną.
- Pagrindinis teisinis pagrindas — dokumentų ir archyvų teisės aktai, o elektroniniam formatui taikomi papildomi reikalavimai; aktualią redakciją patikrinkite e-tar.lt.
Ką sako teisės aktai (trumpai)
- Dokumentų ir archyvų įstatymas: įmonė, kaip dokumentų kūrėja ir turėtoja, tvarko savo dokumentų archyvą ir klasifikavimo sąrašą.
- Teisės aktai dėl dokumentų elektroniniu formatu nustato, kad elektroninis dokumentas turi išlikti vientisas ir prieinamas visą saugojimo laikotarpį.
- Buhalterinių dokumentų saugojimo terminus nustato atitinkami teisės aktai; konkretų terminą patikrinkite su buhalteriu.
- BDAR (GDPR) 5 straipsnio 1 dalies e punktas: asmens duomenys saugomi tik tiek, kiek reikia tikslui.
Praktiniai pavyzdžiai
- Įmonė, turinti 40 darbuotojų, nuskaito 12 segtuvų su vidiniais sprendimais, sugrupuoja juos pagal metus ir skyrių ir atlaisvina tris sandėlio lentynas.
- Gautas pristatymo dokumentas įregistruojamas tiesiai skaitmeniniu būdu, su registracijos numeriu, ir nebespausdinamas.
- Darbuotojo byla uždaroma jam išėjus, bet susijęs darbo užmokesčio žiniaraštis archyve išlieka pagal savo saugojimo terminą.
- Veiklos leidimas, išduotas 2019 m., 2026 m. randamas toje pačioje formoje, su visa prieigos istorija.
Dažnos klaidos
- Archyvas iš tikrųjų yra bendras aplankas: be klasifikavimo sąrašo, inventoriaus ir terminų.
- Lietuviški skenuoti dokumentai be teksto sluoksnio ar rankinio patikrinimo nerandami pagal turinį.
- Ištrinama „kai diskas prisipildo", o ne pasibaigus teisiniam terminui.
- Niekas negali pasakyti, kas ir kada atidarė ar atsisiuntė dokumentą.
- Popierius sunaikinamas prieš patikrinant, ar tos rūšies dokumentui originalas privalomas.
Kaip jums padeda 4docs
- Archyvą struktūruojate pagal fondą, inventorių ir dokumento rūšį, lygiai kaip įmonės klasifikavimo sąraše.
- Kiekvienas failas gauna saugojimo terminą ir automatiškai apskaičiuotą pasibaigimo datą.
- Ieškote skenuotų dokumentų turinyje, ne tik failo pavadinime; OCR galioja rumunų kalbos dokumentams.
- Prieigos žurnalas rodo, kas peržiūrėjo, atsisiuntė ar bendrino kiekvieną dokumentą.
Sutarčių gyvavimo ciklas ir skaitmeninis pasirašymas nėra 4docs funkcijos. Sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui yra atskiras produktas ekosistemoje: 4mycontracts.net