Popierinis ar elektroninis archyvas: ką rinktis?

Pasirinkimas nekeičia teisinių terminų: keičiasi tik kaina, paieškos laikas ir praradimo rizika.

Trumpas atsakymas

1. Teisiniai saugojimo terminai abiem variantais yra vienodi.
2. Popierinis archyvas kainuoja vietą ir paieškos laiką; elektroninis archyvas kainuoja indeksavimą pradžioje.
3. Dažniausiai praktiškiausias mišrus sprendimas: einami dokumentai elektroniškai, o tie, kuriems privalomas popierinis originalas, — sandėlyje.
4. Perėjimas prie elektroninio archyvo prasideda nuo klasifikavimo sąrašo, o ne nuo skenerio.

Ką sako teisės aktai (trumpai)

• Dokumentų ir archyvų įstatymas: įpareigojimai tenka kūrėjui nepriklausomai nuo pasirinktos laikmenos.
• Teisės aktai nustato sąlygas, kuriomis elektroniniu formatu saugomas dokumentas turi atskirą režimą.
• Buhalteriniai dokumentai: saugojimo terminai skaitmenizavimo metu nekinta.
• BDAR (GDPR) 5 straipsnio 1 dalies e punktas: asmens duomenys šalinami pasibaigus terminui abiem archyvo variantais.

Palyginimas pagal praktinius kriterijus

Praktiniai pavyzdžiai

• Įmonė su 25 darbuotojais nuskaito paskutinių trijų metų archyvą, apie 18 000 puslapių, ir atsisako dviejų sandėlio spintų.
• Bylą, prašomą patikrinimo metu, galima surasti per akimirkas paieška, o sandėlyje ieškojimas trunka 20–30 minučių.
• Darbo užmokesčio žiniaraščiai, kurių terminas ilgesnis, saugomi elektroniškai ekosistemos infrastruktūroje.
• Įmonė su sandėliu, nuomojamu už 400 eurų per mėnesį, atsiperka skaitmenizavimo kaštus maždaug per dvejus metus.

Dažnos klaidos

• Nuskenuojama viskas, įskaitant dokumentus, kurių saugojimo terminas jau pasibaigė.
• Popierius sunaikinamas nepatikrinus, ar tos rūšies dokumentui originalas privalomas.
• Klasifikavimo sąrašas nerengiamas prieš nuskaitymą, ir elektroninis archyvas tampa toks pat chaotiškas kaip fizinis.
• Nėra atsarginės kopijos: vienas diskas reiškia vieną gedimo tašką.
• Skaitmenizuojama be OCR, todėl prarandamas pagrindinis privalumas.

Kaip jums padeda 4docs

• Senojo archyvo importas masiškai, su OCR (rumunų kalbos dokumentams).
• Klasifikavimo sąrašas ir inventorius generuojami iš fondo ir dokumento rūšies struktūros.
• Saugojimo terminai ir įspėjimai artėjant pabaigai kiekvienai kategorijai.
• Nuotolinė prieiga, ribojama pagal vaidmenį, ir išorinėms šalims — terminuotos nuorodos.

Taip pat žr.

• Kas yra elektroninis dokumentų archyvavimas?
• Kiek laiko saugomi buhalteriniai dokumentai?
• Gidas: įmonės dokumentų valdymas