Kaip organizuoti įmonės elektroninę registratūrą?
Registratūra yra dokumentų įėjimo į įmonę vartai ir pirmas žingsnis link archyvo.
Trumpas atsakymas
- Nustatykite vieną įeinančių ir išeinančių dokumentų registrą visai įmonei.
- Kiekvienas gautas ar išsiųstas dokumentas gauna unikalų registracijos numerį chronologine tvarka.
- Numeris priskiriamas automatiškai registracijos metu ir vėliau nebekeičiamas.
- Užregistruotas dokumentas paskirstomas atsakingam asmeniui su atsakymo terminu.
- Ciklui pasibaigus, dokumentas patenka į archyvą su visa istorija.
Ką sako teisės aktai (trumpai)
- Dokumentų ir archyvų įstatymas: dokumentų apskaita pradedama kūrėjo lygmenyje, o registratūra yra pirmoji tos apskaitos grandis.
- Teisės aktai leidžia elektroniniu formatu saugomą registruotą dokumentą laikyti, laikantis teisės aktuose nustatytų sąlygų.
- BDAR (GDPR): registre yra asmens duomenų (vardai, adresai, asmens kodai kai kuriais atvejais), todėl prieiga ribojama pagal vaidmenį.
- Buhalteriniai dokumentai, einantys per registratūrą, lieka pagal buhalterinės apskaitos teisės aktų terminus.
Praktiniai pavyzdžiai
- Institucijos raštas, gautas kovo 3 d., gauna registracijos numerį su data ir tą pačią dieną paskirstomas.
- Įmonė su trimis veiklos vietomis naudoja vieną registrą, bet atskiras numeravimo serijas kiekvienai vietai.
- Perdavimo aktas sugrupuoja 18 siunčiamų vokų tą pačią dieną ir pridedamas prie registro.
- Prašymas su 30 dienų atsakymo terminu gauna automatinį įspėjimą likus 25 dienoms.
Dažnos klaidos
- Kiekvienas skyrius veda savo registrą skaičiuoklėje, todėl atsiranda pasikartojantys numeriai.
- Numeriai priskiriami iš anksto ir lieka tarpai, kurių per patikrinimą neįmanoma pagrįsti.
- Elektroniniu formatu gauti dokumentai neregistruojami visai.
- Registre nematyti, kas dokumentą perėmė ir kada.
- Registras matomas visai įmonei, nors jame yra asmens duomenų.
Kaip jums padeda 4docs
- Registracijos numeris priskiriamas automatiškai, be tarpų ir dublikatų.
- Įeinantys ir išeinantys dokumentai yra viename registre, filtruojami pagal metus, skyrių ar siuntėją.
- Perdavimo aktai generuojami iš dokumentų pasirinkimo.
- Užregistruotas dokumentas iš karto patenka į vidinį derinimo ciklą.