¿Qué es el archivo electrónico de documentos?
El archivo electrónico es la conservación ordenada de los documentos de la empresa en formato digital, durante el plazo que cada serie documental tiene definido.
Respuesta breve
- Archivar electrónicamente significa conservar los documentos de la empresa en formato digital, de forma estructurada y con un plazo de conservación definido para cada tipo documental.
- No es lo mismo que "escaneo y guardo los PDF en una carpeta compartida": un archivo de verdad tiene un cuadro de clasificación, un inventario y un registro de accesos.
- El soporte digital no cambia los plazos: se calculan por tipo de documento, no por el soporte en el que se guarda.
- Cada empresa fija sus plazos según la normativa que le aplica y el criterio de su contador; el archivo digital los aplica y avisa de su vencimiento.
Puntos a considerar
- Los plazos de conservación dependen del tipo de documento y de la normativa que aplica a la empresa. No hay un plazo único para todo el archivo, y conviene confirmarlos con el contador antes de configurar las series.
- La validez de un documento electrónico como prueba depende de que se pueda demostrar su integridad (que no cambió), su autenticidad (de dónde viene) y su trazabilidad (quién lo consultó y cuándo).
- El hecho de que un documento esté en formato electrónico no le quita valor por sí solo; lo que pesa es poder acreditar cómo se conservó.
- Los datos personales que contiene el archivo se conservan solo mientras tengan una finalidad y un plazo definidos por la empresa, y se bloquean o eliminan cuando esa finalidad termina.
Ejemplos prácticos
- Una empresa de 40 empleados escanea 12 carpetas de actas y decisiones internas, las clasifica por año y departamento y libera tres estantes del depósito.
- Un comprobante de entrega recibido en formato electrónico se registra directamente en digital, con su número de registro de entrada, y ya no se imprime.
- El expediente de un trabajador se cierra cuando se desvincula, pero los documentos de su serie de personal siguen conservándose el plazo que la empresa definió para esa serie.
- Una autorización de funcionamiento otorgada en 2019 se localiza hoy tal como se archivó, con todo el historial de accesos.
Errores frecuentes
- El "archivo" es en realidad una carpeta compartida: sin cuadro de clasificación, sin inventario y sin plazos.
- Los escaneos se archivan sin metadatos: están en el archivo, pero nadie los encuentra después.
- Se borra "cuando el disco se llena", no cuando vence el plazo definido para la serie.
- Nadie puede decir quién abrió o descargó un documento, ni cuándo.
- Se destruye el papel sin comprobar antes si ese tipo de documento debe conservarse en original.
Cómo le ayuda 4docs
- Estructura el archivo por cuadro de clasificación, expediente y tipo documental, igual que en el manual de gestión documental de la empresa.
- Cada archivo recibe un plazo de conservación y una fecha de vencimiento calculada automáticamente.
- Busca dentro del contenido de los documentos digitales, no solo en el nombre del archivo.
- El registro de accesos muestra quién ha consultado, descargado o compartido cada documento.
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