Guía: la gestión documental en la empresa
Ocho respuestas breves a las preguntas que se hace cualquier empresa al poner orden en sus documentos: qué conserva, durante cuánto tiempo y cómo lo encuentra rápido.
Gestionar documentos significa cuatro cosas: registrarlos al entrar, hacerlos pasar por un circuito interno, archivarlos de forma estructurada y eliminarlos cuando vence su plazo.
Los plazos los fija cada empresa según la normativa que le aplica y el criterio de su contador; esta guía explica cómo organizarlos, no cuáles son. Para los datos personales, el criterio es conservarlos solo mientras tengan una finalidad.
Cada página responde a una sola pregunta, en menos de dos minutos de lectura.
Archivo y valor probatorio
Qué significa un archivo digital bien construido y cuándo puede demostrar la integridad de un documento conservado en digital.
¿Qué es el archivo electrónico de documentos?
El archivo electrónico es la conservación ordenada de los documentos de la empresa en formato digital, durante el plazo que cada serie documental tiene definido.
¿Qué significa un archivo electrónico con valor probatorio?
Un documento conservado en digital solo sirve como prueba si puede demostrar que no se ha modificado después de registrarlo.
¿Archivo físico o archivo electrónico: cuál elegir?
La elección no cambia los plazos de conservación: cambia el costo, el tiempo de búsqueda y el riesgo de pérdida.
Plazos de conservación y cumplimiento
Cuánto tiempo conserva cada documento y cómo ajustar los plazos de la empresa a las exigencias de protección de datos personales.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables?
El plazo de conservación se fija por tipo de documento y se recoge en el cuadro de clasificación y en la política de conservación de la empresa.
¿Cómo definir una política de conservación de documentos y datos personales?
Una política de conservación es un plazo escrito para cada tipo de documento y una supresión que de verdad se ejecuta.
El flujo diario de documentos
Cómo entran los documentos en la empresa, por dónde circulan y cómo los encuentra cuando llegan al archivo.
¿Cómo organizar el registro electrónico de entrada y salida de la empresa?
El registro de entrada y salida es la puerta por la que los documentos entran en la empresa y el primer paso hacia el archivo.
¿Cómo encuentro un documento escaneado en 4docs.net?
Un escaneo es una imagen: la búsqueda por texto no lo alcanza, así que conviene localizarlo por los datos que se registran al archivarlo.
¿Cómo organizar el circuito de aprobación de documentos en la empresa?
Un buen circuito tiene tres elementos: documento registrado, pasos claros y un plazo para cada paso.
Los módulos de 4docs
Los seis módulos que cubren los temas de esta guía.
Archivo electrónico
Archivo digital estructurado por series documentales, con plazos de conservación por tipo de documento.
Registro electrónico de entrada y salida
Entradas y salidas en un único registro, con número asignado automáticamente y relaciones de envío.
Circuito de documentos
Circulación interna por departamentos, aprobación con plazo y una persona responsable en cada paso.
Búsqueda por texto digital y metadatos
Digitalización y clasificación de documentos, con búsqueda por texto digital y por metadatos, no solo por el nombre del archivo.
Conservación y datos personales
Plazos de conservación configurables, avisos de vencimiento, eliminación a tiempo y registro de eliminaciones.
Compartición segura
Permisos de acceso por rol, enlaces con caducidad para terceros y registro completo de accesos.
Ponga orden en el archivo de su empresa
Descubra qué módulos le convienen y cuánto cuestan, o escríbanos para contarnos su volumen de documentos.