¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables?
El plazo de conservación se fija por tipo de documento y se recoge en el cuadro de clasificación y en la política de conservación de la empresa.
Respuesta breve
- Los libros, la correspondencia, la documentación y los comprobantes del negocio se conservan durante el plazo que la normativa aplicable a la empresa establezca para cada tipo.
- Los documentos con trascendencia fiscal se conservan con el criterio de su contador, que confirma el plazo de cada serie.
- En la práctica, cada documento sigue el plazo de su serie, y la fecha de eliminación se calcula a partir de él.
- Los registros de jornada de los trabajadores tienen su propio plazo, que también se configura por serie.
Puntos a considerar
- Los libros y la correspondencia se conservan según el plazo que la empresa fije para su serie, con el criterio de su contador.
- La documentación con trascendencia fiscal se guarda mientras la empresa la necesite, y su contador confirma el plazo de cada serie.
- Los registros de jornada y los expedientes de personal siguen plazos propios, que pueden ser distintos de los mercantiles.
- Vencida la finalidad de un dato personal, lo sensato es bloquearlo mientras puedan exigirse responsabilidades y después suprimirlo, no guardarlo "por si acaso".
- Algunas series tienen plazos particulares: revise la lista con su contador antes de configurarlas.
Plazos de conservación por tipo de documento
| Tipo de documento | Plazo de conservación | Referencia |
|---|---|---|
| Libros contables, correspondencia, documentación y comprobantes | El que defina la empresa para cada serie, con su contador | Normativa aplicable a la empresa |
| Documentación con trascendencia tributaria (facturas, declaraciones) | El plazo de la serie, confirmado con el contador | Criterio del contador |
| Registro de jornada de los trabajadores | El plazo definido para la serie de personal | Normativa laboral aplicable |
| Datos personales una vez vencida la finalidad | Bloqueo durante el plazo que corresponda y después supresión | Política interna de la empresa |
Ejemplos prácticos
- El libro diario con último asiento en diciembre de un año se conserva hasta el vencimiento del plazo que fijó la empresa para esa serie, contado desde esa fecha.
- Las facturas de un ejercicio se guardan durante el plazo que su contador haya fijado para esa serie, y la fecha de eliminación se calcula desde ahí.
- El registro de jornada de enero se conserva hasta el vencimiento del plazo de su serie.
- En una revisión interna se pide un comprobante de hace varios años: si su serie aún no ha vencido, el documento sigue en el archivo.
Errores frecuentes
- Se aplica un único plazo a todo, aunque cada serie puede tener el suyo.
- Los registros de jornada se destruyen junto con el resto del expediente del trabajador, sin tener en cuenta su plazo propio.
- Se guarda todo para siempre: no es prudencia, es un riesgo de incumplir la política de datos personales de la empresa.
- El plazo se cuenta desde una fecha distinta de la que la empresa definió para la serie.
- El cuadro de clasificación no se revisa desde hace años, aunque se hayan añadido tipos de documento nuevos.
Cómo le ayuda 4docs
- Cuadro de clasificación con un plazo de conservación configurado para cada tipo de documento.
- La fecha de vencimiento se calcula automáticamente a partir de la fecha de referencia que elija.
- Recibe un aviso cuando un expediente entra en el mes en que puede eliminarse.
- Los documentos eliminados quedan anotados en un registro de eliminaciones.