¿Archivo físico o archivo electrónico: cuál elegir?

La elección no cambia los plazos de conservación: cambia el costo, el tiempo de búsqueda y el riesgo de pérdida.

Respuesta breve

1. Los plazos de conservación son los mismos en las dos opciones.
2. El archivo físico cuesta espacio y tiempo de búsqueda; el electrónico cuesta la digitalización inicial.
3. Para la mayoría de las empresas la solución práctica es mixta: lo corriente en digital y, en papel, lo que deba conservarse en original.
4. El paso a digital empieza por el cuadro de clasificación y el calendario de conservación, no por el escáner.

Puntos a considerar

• Las obligaciones de conservación recaen sobre la empresa sea cual sea el soporte: el papel no exime de nada y el digital no alarga nada.
• Los plazos dependen del tipo de documento y de la normativa aplicable; se confirman con el contador.
• Antes de destruir un original en papel, confirme con su contador si ese tipo de documento debe conservarse en original.
• Los datos personales se eliminan al vencer el plazo, en cualquiera de los dos archivos.

Comparativa con criterios prácticos

Ejemplos prácticos

• Una empresa de 25 empleados escanea el archivo de los últimos tres años, unas 18.000 páginas, y libera dos armarios.
• Un expediente pedido en una revisión aparece con la búsqueda en pocos instantes, frente a 20 o 30 minutos buscando en el depósito.
• Los registros de jornada y los libros contables pueden guardarse en digital; el plazo, eso sí, no se acorta.
• Una empresa que alquila un depósito de archivo por 120 EUR al mes recupera el costo de la digitalización en unos dos años.

Errores frecuentes

• Se escanea todo, incluidos documentos cuyo plazo de conservación ya ha vencido.
• Se destruye el papel antes de comprobar si ese tipo de documento debe conservarse en original.
• No se prepara el cuadro de clasificación antes de escanear, y el archivo digital acaba tan desordenado como el físico.
• Todo queda en un único soporte: un solo disco dañado puede costar el archivo entero.
• Se digitaliza sin metadatos y se pierde justo la ventaja principal.

Cómo le ayuda 4docs

• Importación del archivo antiguo por series, con metadatos completados al subir cada lote.
• Cuadro de clasificación e inventario generados a partir de la estructura por fondo y tipo de documento.
• Plazos de conservación y avisos de vencimiento por categoría.
• Acceso remoto limitado por rol y enlaces con caducidad para terceros.

Ver también

• ¿Qué es el archivo electrónico de documentos?
• ¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables?
• Guía: la gestión documental en la empresa