Какво означава архивиране с правна стойност?
Цифровият документ има стойност само ако можете да докажете, че не е променян след регистрацията.
Кратък отговор
- Архивиране с правна стойност означава, че цифровият документ може да се използва като доказателство, както оригиналът.
- Правният режим зависи от вида на документа и от приложимото законодателство; той не се подразбира от факта, че файлът е качен.
- Основните условия са цялостност на документа, идентификация на източника, запис на достъпа и съхранение през целия законов срок.
- Някои документи изискват оригинал на хартия или специална процедура — проверете за всеки вид.
Формулировката трябва да е предпазлива: проверете за всеки вид документ дали законът изисква оригиналът да остане на хартия или да се представи пред определен орган.
Какво казва законодателството (накратко)
- Приложимото законодателство определя режима на документа, архивиран в електронна форма, и изискванията към управлението на електронния архив; проверете действащия текст.
- Законът за Националния архивен фонд урежда задълженията на създателя и държателя на документите, независимо от носителя.
- Законът за счетоводството определя сроковете за счетоводните документи, които трябва да се спазват и в цифровия архив.
- Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), чл. 5, параграф 1, буква д): запазването остава ограничено до целта, дори когато документът има доказателствена стойност.
Практически примери
- Сканиран протокол за приемане остава полезно доказателство само ако можете да покажете, че файлът не е бил заменен след регистрацията.
- В спор първият практически въпрос е „кой е имал достъп до документа и кога" — отговорът идва от дневника за достъп.
- Решение, одобрено през 2019 г., трябва да може да се намери през 2026 г. в точно същата форма, със завършената история на съгласуванията.
- Разрешително с изтекъл срок на валидност остава в архива до изтичане на срока за съхранение, не се премахва при изтичане на валидността.
Чести грешки
- Сканираното се бърка с „архивирано с правна стойност".
- Документът стои в папка, в която всеки може да презапише файла с нова версия.
- Оригиналът на хартия се унищожава, без да е проверено какви са правилата за този вид документ.
- Няма дневник, който да показва историята на документа.
- Резервното копие се съхранява на същия сървър като архива.
Как ви помага 4docs
- Регистрираната версия се заключва: промените стават нови версии, а не презаписват оригинала.
- Пълен дневник за достъп, който може да се експортира за проверка или спор.
- Структура по фонд и опис според номенклатурата на архива.
- Експорт на цялото досие — документи и история — в един архив.
Електронният подпис по смисъла на Регламент (ЕС) 910/2014 (eIDAS) не е функция на 4docs. За договори и електронно подписване използвайте отделния продукт: 4mycontracts.net