Poradnik dokumentów

Przewodnik: zarządzanie dokumentami w firmie

Osiem krótkich odpowiedzi na pytania, które zadaje sobie każda firma porządkująca dokumenty: co przechowujesz, jak długo i jak szybko to znaleźć.

Zarządzanie dokumentami to cztery rzeczy: rejestrujesz dokumenty przy wpływie, prowadzisz je wewnętrznym obiegiem, archiwizujesz w uporządkowany sposób i brakujesz po upływie okresu przechowywania.

Punkty odniesienia są takie same dla każdej firmy w Polsce: art. 74 ustawy o rachunkowości i art. 86 Ordynacji podatkowej dla okresów przechowywania, jednolity rzeczowy wykaz akt z kategoriami A i B jako wzorzec porządkowania akt, kancelaria z dziennikiem podawczym dla korespondencji oraz RODO dla danych osobowych.

Każda strona poniżej odpowiada na jedno pytanie, w mniej niż dwie minuty czytania.

Archiwizacja i moc dowodowa

Co oznacza prawidłowo zbudowane archiwum cyfrowe i kiedy dokument przechowywany elektronicznie może zastąpić oryginał.

Czym jest elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja elektroniczna to uporządkowane przechowywanie dokumentów firmy w postaci cyfrowej przez okres wymagany przepisami.

Co oznacza archiwizacja elektroniczna z mocą dowodową?

Dokument przechowywany cyfrowo ma wartość dowodową tylko wtedy, gdy potrafisz wykazać, że po rejestracji nie został zmieniony.

Archiwum papierowe czy elektroniczne: co wybrać?

Wybór nie zmienia ustawowych okresów przechowywania: zmienia koszt, czas wyszukiwania i ryzyko utraty.

Okresy przechowywania i zgodność

Jak długo przechowujesz każdy dokument i jak pogodzić okresy ustawowe z obowiązkami wynikającymi z RODO.

Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe?

Okres przechowywania ustala się dla każdego rodzaju dokumentu i wpisuje do rzeczowego wykazu akt oraz polityki retencji firmy.

Jak ustalić politykę retencji dokumentów zgodną z RODO?

Polityka retencji to zapisany okres przechowywania dla każdego rodzaju dokumentu i usuwanie, które naprawdę się odbywa.

Codzienny obieg dokumentów

Jak dokumenty trafiają do firmy, którędy krążą i jak je odnaleźć, gdy już są w archiwum.

Jak zorganizować elektroniczną kancelarię i dziennik podawczy w firmie?

Kancelaria z dziennikiem podawczym to brama, przez którą dokumenty wchodzą do firmy, i pierwszy krok w stronę archiwum.

Jak wyszukiwać w zeskanowanych dokumentach?

Zeskanowana strona to tylko obraz. Da się w niej wyszukać słowa tylko wtedy, gdy ma warstwę tekstu; automatyczne rozpoznawanie (OCR) jest dostępne wyłącznie dla języka rumuńskiego.

Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie?

Dobry obieg ma trzy elementy: zarejestrowany dokument, jasne etapy i termin dla każdego etapu.

Moduły 4docs

Sześć modułów, które obejmują tematy tego przewodnika.

Uporządkuj archiwum swojej firmy

Sprawdź, które moduły do Ciebie pasują i ile kosztują, albo napisz do nas o skali Twoich dokumentów.

Zobacz plany Skontaktuj się z zespołem