Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie?

Dobry obieg ma trzy elementy: zarejestrowany dokument, jasne etapy i termin dla każdego etapu.

Krótka odpowiedź

1. Zacznij od zarejestrowanego dokumentu: bez numeru w dzienniku podawczym nie ma obiegu.
2. Określ etapy: kto przyjmuje, kto sprawdza, kto zatwierdza, kto archiwizuje.
3. Każdy etap ma termin i imiennie wskazaną osobę, a nie cały dział.
4. Na końcu dokument trafia do archiwum z pełną historią akceptacji.

Co mówią przepisy (w skrócie)

• Żaden przepis nie narzuca firmie prywatnej konkretnego obiegu akceptacji; liczy się rozliczalność, czyli wiedza, kto co zatwierdził i kiedy, jeśli dokument ma posłużyć jako dowód.
• Zasady rachunkowości przyjęte w firmie powinny być opisane na piśmie, a udokumentowany obieg ułatwia wykazanie kontroli dowodów.
• RODO, art. 5 i 32: w trakcie obiegu dostęp mają tylko osoby biorące udział w danym etapie, a nie cała firma.
• Dowody księgowe, które przeszły przez obieg, podlegają potem okresom z art. 74 ustawy o rachunkowości i art. 86 Ordynacji podatkowej.

Przykłady z praktyki

• Faktura zakupowa: dziennik podawczy → kontrola merytoryczna kierownika zakupów → kontrola formalno-rachunkowa → zatwierdzenie do zapłaty → archiwum, łącznie w 5 dni roboczych.
• Wniosek urlopowy: bezpośredni przełożony (1 dzień) → kadry (1 dzień) → akta osobowe.
• Zarządzenie wewnętrzne: projekt → opinia prawna (2 dni) → zatwierdzenie przez zarząd → przekazanie działom.
• Dokument WZ trafia jednocześnie do magazynu i działu zakupów, dwiema równoległymi gałęziami obiegu.

Częste błędy

• Obieg odbywa się e-mailem i nikt nie wie, u kogo jest dokument.
• Etapy nie mają terminów i dokumenty leżą tygodniami.
• Akceptację zleca się grupie, a nie osobie, więc odpowiedzialność się rozmywa.
• Zatwierdzony dokument zostaje na biurku jednej osoby i nigdy nie trafia do archiwum.
• Nie ma zastępstw na czas urlopu, więc obieg staje.

Jak pomaga 4docs

• Obiegi konfigurowane dla każdego rodzaju dokumentu, z etapami sekwencyjnymi lub równoległymi.
• Termin i przypomnienie na każdym etapie oraz raport dokumentów opóźnionych.
• Zastępstwo osoby odpowiedzialnej w czasie nieobecności, z rejestrowaniem decyzji zastępcy.
• Archiwizacja po zakończeniu obiegu, z historią akceptacji dołączoną do dokumentu.

Jeśli w obiegu jest umowa, którą trzeba też podpisać elektronicznie, skorzystaj z osobnego produktu w ekosystemie: 4mycontracts.net

Zobacz też

• Jak zorganizować elektroniczną kancelarię i dziennik podawczy w firmie?
• Czym jest elektroniczna archiwizacja dokumentów?
• Przewodnik: zarządzanie dokumentami w firmie