Czym jest elektroniczna archiwizacja dokumentów? Przewodnik 4docs

Czym jest elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja elektroniczna to uporządkowane przechowywanie dokumentów firmy w postaci cyfrowej przez okres wymagany przepisami.

Krótka odpowiedź

Archiwizacja elektroniczna oznacza przechowywanie dokumentów firmy w postaci cyfrowej, w uporządkowanej strukturze i z okresem przechowywania określonym dla każdego rodzaju dokumentu.
To nie to samo co „skanuję i wrzucam do folderu”: prawdziwe archiwum ma rzeczowy wykaz akt, spis zdawczo-odbiorczy i ewidencję dostępu.
Postać cyfrowa nie zmienia okresów przechowywania: liczy się je według rodzaju dokumentu, a nie nośnika.
W Polsce punktem odniesienia są art. 74 ustawy o rachunkowości (co do zasady 5 lat), art. 86 Ordynacji podatkowej (do przedawnienia zobowiązania) oraz, jako wzorzec porządkowania akt, jednolity rzeczowy wykaz akt z kategoriami A i B.

Ustawa o rachunkowości, art. 74: zatwierdzone sprawozdania finansowe przechowuje się trwale, a księgi rachunkowe co do zasady przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Ordynacja podatkowa, art. 86: księgi podatkowe i dowody z nimi związane przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach: dzieli dokumentację na materiały archiwalne (kategoria A) i dokumentację niearchiwalną (kategoria B z okresem przechowywania); obowiązuje wprost jednostki państwowe, ale jej model jednolitego rzeczowego wykazu akt dobrze sprawdza się też w firmie prywatnej.
Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 5 ust. 1 lit. e: danych osobowych nie przechowuje się dłużej, niż jest to niezbędne do celu przetwarzania.

Spółka zatrudniająca 40 osób skanuje 12 segregatorów uchwał i zarządzeń wewnętrznych, porządkuje je według roku i działu i zwalnia trzy regały w składnicy.
Dokument WZ otrzymany w formie elektronicznej trafia od razu do dziennika podawczego z numerem wpływu i nie jest już drukowany.
Akta osobowe pracownika zamyka się w dniu ustania zatrudnienia, ale dokumentację pracowniczą przechowuje się jeszcze 10 lat.
Decyzja administracyjna z 2019 r. odnajduje się w 2026 r. w niezmienionej postaci, razem z pełną historią dostępu.

„Archiwum” to w praktyce udostępniony folder: bez wykazu akt, bez spisu i bez okresów przechowywania.
Dokumenty skanuje się bez OCR, więc są w archiwum, ale nie da się ich znaleźć po treści.
Dane usuwa się „gdy zabraknie miejsca na dysku”, a nie po upływie okresu przechowywania.
Nikt nie potrafi powiedzieć, kto i kiedy otworzył lub pobrał dokument.
Niszczy się papier bez sprawdzenia, czy dla danego rodzaju dokumentu nie trzeba zachować oryginału.

Budujesz archiwum według rzeczowego wykazu akt, teczki i rodzaju dokumentu, tak jak w instrukcji kancelaryjnej firmy.
Każdy plik otrzymuje okres przechowywania i automatycznie wyliczoną datę jego upływu.
Wyszukujesz w treści zeskanowanych dokumentów, a nie tylko w nazwach plików.
Rejestr dostępu pokazuje, kto przeglądał, pobrał lub udostępnił każdy dokument.

Obsługa cyklu życia umów i podpis elektroniczny nie są częścią 4docs. Do umów i ich podpisywania służy osobny produkt w ekosystemie: 4mycontracts.net