Jak ustalić politykę retencji dokumentów zgodną z RODO?

Polityka retencji to zapisany okres przechowywania dla każdego rodzaju dokumentu i usuwanie, które naprawdę się odbywa.

Krótka odpowiedź

Zinwentaryzuj rodzaje dokumentów, które zawierają dane osobowe.
Dla każdego rodzaju ustal okres przechowywania i jego podstawę prawną: obowiązek ustawowy albo udokumentowany prawnie uzasadniony interes.
Po upływie okresu dokument jest oznaczany do usunięcia lub anonimizacji, a osoba odpowiedzialna to potwierdza, a nie „kiedy ktoś sobie przypomni”.
Każde usunięcie jest rejestrowane, dzięki czemu wykażesz przestrzeganie zasady ograniczenia przechowywania.

RODO, art. 5 ust. 1 lit. e, zasada ograniczenia przechowywania: dane osobowe przechowuje się tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celu.
RODO, art. 17, prawo do usunięcia danych: nie ma zastosowania, gdy przechowywanie jest konieczne do wywiązania się z obowiązku prawnego.
Okresy z art. 74 ustawy o rachunkowości i art. 86 Ordynacji podatkowej mają pierwszeństwo przed żądaniem usunięcia: najpierw obowiązek ustawowy.
Kodeks pracy, art. 94 pkt 9b: dokumentacja pracownicza zostaje przez 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, nawet jeśli były pracownik zażąda usunięcia danych.
Kategorie A/B i okresy przechowywania z rzeczowego wykazu akt to naturalne miejsce, w którym te terminy zapisuje się rodzaj po rodzaju, a procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej pokazuje, jak je wykonać.

CV kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni: krótki okres ustalony przez firmę, często 6–12 miesięcy, podany kandydatowi w klauzuli informacyjnej.
Były pracownik żąda usunięcia danych: akt osobowych nie można usunąć w całości, bo dokumentacja pracownicza ma 10-letni okres ustawowy.
Nagrania z monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy: do 3 miesięcy od nagrania (art. 22² Kodeksu pracy), chyba że stanowią dowód w postępowaniu, potem usunięcie.
Firma z 300 rodzajami dokumentów sprowadza listę do 42 kategorii z własnym okresem i automatyzuje resztę.

Polityka istnieje na papierze, ale nigdy niczego nie wybrakowano.
Każde żądanie usunięcia jest przyjmowane, nawet dla dokumentów z ustawowym okresem przechowywania.
Kopie zapasowe zawierają dane już usunięte z systemu głównego.
Nie zostaje żaden ślad usunięcia, więc zgodności nie da się wykazać.
Okresy ustala się „na wszelki wypadek” na 30 lat dla wszystkiego, co narusza zasadę ograniczenia przechowywania.

Okres przechowywania skonfigurowany dla każdego rodzaju dokumentu, z podstawą prawną zapisaną obok.
Powiadomienie przed upływem okresu, aby usunięcie zweryfikowała odpowiedzialna osoba.
Usunięcie lub anonimizacja po upływie okresu są rejestrowane, także dla załączników.
Rejestr usunięć zostaje jako dowód dla Prezesa UODO.