Ką reiškia archyvavimas su teisine galia?
Skaitmeniniu formatu saugomas dokumentas turi galią tik tada, kai galite įrodyti, kad jis nebuvo pakeistas po įregistravimo.
Trumpas atsakymas
- Archyvavimas su teisine galia reiškia, kad skaitmeniniu formatu saugomas dokumentas gali būti naudojamas kaip įrodymas, kaip ir originalas.
- Teisinis pagrindas priklauso nuo dokumento rūšies ir taikomų teisės aktų; elektroninių dokumentų režimą reglamentuoja teisės aktai, kurių aktualią redakciją patikrinkite e-tar.lt.
- Pagrindinės sąlygos: dokumento vientisumas, šaltinio nustatymas, prieigos žurnalas ir saugojimas visą teisės aktų nustatytą laikotarpį.
- Kai kuriais atvejais teisės aktai reikalauja išlaikyti popierinį originalą arba taiko papildomus reikalavimus — tai patikrinkite konkrečiai.
Formuluotė atsargi: kiekvienai dokumento rūšiai patikrinkite, ar teisės aktai reikalauja popierinio originalo arba papildomų reikalavimų.
Ką sako teisės aktai (trumpai)
- Teisės aktai dėl dokumentų elektroniniu formatu nustato, kad dokumentas turi išlikti vientisas, identifikuojamas ir prieinamas visą saugojimo laikotarpį.
- Dokumentų ir archyvų įstatymas įpareigoja dokumentų kūrėją ir turėtoją saugoti dokumentus nepriklausomai nuo laikmenos.
- Buhalterinių dokumentų terminai teisės aktuose nekinta dėl skaitmenizavimo ir turi būti laikomasi ir skaitmeniniame archyve.
- BDAR (GDPR) 5 straipsnio 1 dalies e punktas: saugojimas lieka ribojamas paskirtimi, net jei dokumentas turi įrodomąją galią.
Praktiniai pavyzdžiai
- Priimto perdavimo protokolo nuskaitas tampa naudingu įrodymu tik tada, jei galite parodyti, kad failas nebuvo pakeistas po registracijos.
- Ginče pirmasis praktinis klausimas — „kas ir kada turėjo prieigą prie dokumento": atsakymas ateina iš prieigos žurnalo.
- Vidinis sprendimas, patvirtintas 2019 m., turi būti rastas 2026 m. ta pačia forma, su pridėta derinimo istorija.
- Leidimas, kurio galiojimo terminas pasibaigė, lieka archyve iki saugojimo termino pabaigos ir nėra trinamas pasibaigus galiojimui.
Dažnos klaidos
- Painiojama „nuskenuota" su „archyvuota su teisine galia".
- Dokumentas laikomas aplanke, kuriame bet kas gali perrašyti failą nauja versija.
- Popierinis originalas sunaikinamas nepatikrinus, kokios taisyklės galioja tai dokumento rūšiai.
- Nėra žurnalo, rodančio dokumento istoriją.
- Atsarginė kopija laikoma tame pačiame serveryje kaip ir archyvas.
Kaip jums padeda 4docs
- Įregistruota versija užrakinama: vėlesni pakeitimai tampa naujomis versijomis, o ne perrašo originalą.
- Išsamus prieigos žurnalas, eksportuojamas patikrinimui ar ginčui.
- Struktūra pagal fondą ir inventorių, atitinkanti archyvo klasifikavimo sąrašą.
- Visos bylos eksportas su dokumentais ir istorija viename archyve.
Elektroninis parašas pagal eIDAS reglamentą (ES) Nr. 910/2014 nėra 4docs funkcija. Sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui naudokite atskirą produktą: 4mycontracts.net