Co oznacza archiwizacja elektroniczna z mocą dowodową?
Dokument przechowywany cyfrowo ma wartość dowodową tylko wtedy, gdy potrafisz wykazać, że po rejestracji nie został zmieniony.
Krótka odpowiedź
- Archiwizacja z mocą dowodową oznacza, że cyfrowy dokument można przedstawić w kontroli lub w sądzie tak jak oryginał.
- Warunki praktyczne są cztery: integralność (plik się nie zmienił), autentyczność (wiadomo, skąd pochodzi), rozliczalność (kto i kiedy miał dostęp) oraz przechowywanie przez cały okres ustawowy.
- Ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie ksiąg i przechowywanie dowodów w postaci elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich ochrony przed zmianą i utratą.
- Rozporządzenie eIDAS zabrania odmawiania skutków prawnych dokumentowi tylko dlatego, że ma postać elektroniczną; jego waga dowodowa zależy jednak od tego, co potrafisz wykazać.
Ostrożne sformułowanie ma znaczenie: dokument elektroniczny bez kwalifikowanego podpisu nie korzysta z automatycznego domniemania autentyczności, a sąd lub organ ocenia go według wykazanych gwarancji integralności i rozliczalności. Przed zniszczeniem papierowych oryginałów sprawdź zasady dla danego rodzaju dokumentu.
Co mówią przepisy (w skrócie)
- Ustawa o rachunkowości (m.in. art. 71–74): księgi i dowody księgowe mogą być prowadzone i przechowywane w postaci elektronicznej, jeśli są chronione przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem i utratą przez cały okres przechowywania.
- Kodeks cywilny, art. 77³: dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, więc plik jest dokumentem, a jego wiarygodność ocenia się w konkretnej sprawie.
- Rozporządzenie (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 46: dokumentowi elektronicznemu nie można odmówić skutków prawnych ani dopuszczalności jako dowodu tylko z powodu jego postaci elektronicznej.
- RODO, art. 5 ust. 1 lit. e: przechowywanie ogranicza się do zadeklarowanego celu, nawet jeśli dokument ma wartość dowodową.
Przykłady z praktyki
- Zeskanowany protokół odbioru robót jest przydatny jako dowód tylko wtedy, gdy wykażesz, że plik nie został podmieniony po rejestracji.
- W sporze pierwsze praktyczne pytanie brzmi: „kto miał dostęp do dokumentu i kiedy?”; odpowiedź daje rejestr dostępu.
- Uchwała zarządu z 2019 r. musi w 2026 r. wyglądać dokładnie tak samo, z dołączoną historią akceptacji.
- Wygasłe pozwolenie zostaje w archiwum do końca okresu przechowywania, a nie jest usuwane w dniu wygaśnięcia.
Częste błędy
- Myli się „zeskanowany” z „zarchiwizowany z mocą dowodową”: sam skan niczego nie gwarantuje.
- Dokument leży w folderze, w którym każdy może nadpisać plik nową wersją.
- Niszczy się papierowe oryginały bez sprawdzenia zasad dla danego rodzaju dokumentu.
- Nie istnieje żaden rejestr pokazujący historię dokumentu.
- Kopia zapasowa jest na tym samym serwerze co archiwum.
Jak pomaga 4docs
- Zarejestrowana wersja jest blokowana: późniejsze zmiany tworzą nowe wersje, a nie nadpisują oryginału.
- Pełny rejestr dostępu, do wyeksportowania na potrzeby kontroli lub sporu.
- Struktura według rzeczowego wykazu akt i teczki, zgodna z instrukcją kancelaryjną.
- Eksport całej teczki, z dokumentami i historią, w jednej paczce.
Podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia eIDAS 910/2014 nie jest funkcją 4docs. Do umów i podpisu elektronicznego służy osobny produkt: 4mycontracts.net