Archiwum papierowe czy elektroniczne: co wybrać?

Wybór nie zmienia ustawowych okresów przechowywania: zmienia koszt, czas wyszukiwania i ryzyko utraty.

Krótka odpowiedź

1. Ustawowe okresy przechowywania są takie same w obu wariantach.
2. Archiwum papierowe kosztuje miejsce i czas wyszukiwania; elektroniczne kosztuje indeksowanie na starcie.
3. Dla większości firm praktyczne rozwiązanie jest mieszane: bieżące dokumenty cyfrowo, a na papierze to, co trzeba zachować w oryginale.
4. Przejście na cyfrę zaczyna się od rzeczowego wykazu akt i okresów przechowywania, a nie od skanera.

Co mówią przepisy (w skrócie)

• Obowiązki przechowywania ciążą na firmie niezależnie od nośnika: papier z niczego nie zwalnia, a cyfra niczego nie wydłuża.
• Ustawa o rachunkowości, art. 74: okresy dla ksiąg i sprawozdań są takie same w postaci papierowej i elektronicznej; przy postaci elektronicznej trzeba dodatkowo zapewnić ochronę przed zmianą i utratą.
• Ordynacja podatkowa, art. 86: dokumenty przechowuje się do przedawnienia zobowiązania, bez względu na to, czy są w segregatorze, czy w systemie.
• RODO, art. 5 ust. 1 lit. e: dane osobowe usuwa się po upływie okresu w obu wariantach archiwum.

Porównanie według kryteriów praktycznych

Przykłady z praktyki

• Firma zatrudniająca 25 osób skanuje archiwum z ostatnich trzech lat, ok. 18 000 stron, i zwalnia dwie szafy.
• Teczka potrzebna w kontroli odnajduje się przez wyszukiwanie w kilka chwil, zamiast 20–30 minut szukania w składnicy.
• Dokumentacja pracownicza i księgi są przechowywane cyfrowo na infrastrukturze ekosystemu; okres przechowywania się jednak nie skraca.
• Firma wynajmująca magazyn na akta za 120 euro miesięcznie odzyskuje koszt digitalizacji w około dwa lata.

Częste błędy

• Skanuje się wszystko, także dokumenty, których okres przechowywania już minął.
• Niszczy się papier, zanim sprawdzi się, czy dla danego rodzaju dokumentu wymagany jest oryginał.
• Nie przygotowuje się wykazu akt przed skanowaniem i archiwum cyfrowe staje się równie chaotyczne jak papierowe.
• Brak kopii zapasowej: jeden dysk to jeden punkt awarii.
• Digitalizuje się bez OCR i traci się właśnie główną korzyść.

Jak pomaga 4docs

• Masowy import starego archiwum z automatycznym OCR tylko dla dokumentów po rumuńsku.
• Wykaz akt i spis generowane ze struktury według zespołu i rodzaju dokumentu.
• Okresy przechowywania i powiadomienia o ich upływie dla każdej kategorii.
• Dostęp zdalny ograniczony według ról oraz linki z terminem ważności dla osób z zewnątrz.

Zobacz też

• Czym jest elektroniczna archiwizacja dokumentów?
• Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe?
• Przewodnik: zarządzanie dokumentami w firmie