Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe?
Okres przechowywania ustala się dla każdego rodzaju dokumentu i wpisuje do rzeczowego wykazu akt oraz polityki retencji firmy.
Krótka odpowiedź
- Księgi rachunkowe przechowuje się co do zasady 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ustawy o rachunkowości).
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale.
- Na gruncie podatkowym dokumenty trzeba mieć do upływu przedawnienia zobowiązania (art. 86 Ordynacji podatkowej): zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a przerwanie lub zawieszenie biegu je wydłuża.
- Dokumentację pracowniczą przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (dla zatrudnionych od 2019 r.).
Co mówią przepisy (w skrócie)
- Ustawa o rachunkowości, art. 74: trwale dla zatwierdzonych sprawozdań finansowych, 5 lat dla ksiąg rachunkowych; dla części dowodów księgowych przepis przewiduje inne okresy.
- Ordynacja podatkowa, art. 86: księgi i dowody przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc często dłużej niż wynikałoby to z samego kalendarza.
- Kodeks pracy, art. 94 pkt 9b: dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- RODO, art. 5 ust. 1 lit. e: po upływie okresu ustawowego danych osobowych nie trzyma się „na wszelki wypadek”.
- Przepisy szczególne mogą wydłużać te okresy: ostateczną listę potwierdź z głównym księgowym lub biurem rachunkowym.
Okresy przechowywania według rodzaju dokumentu
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | trwale | Art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
| Księgi rachunkowe | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym | Art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Księgi podatkowe i związane z nimi dowody | do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego | Art. 86 Ordynacji podatkowej |
| Dokumentacja pracownicza (zatrudnienie od 2019 r.) | 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy | Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
Przykłady z praktyki
- Księgi za rok obrotowy 2026 przechowuje się co najmniej do końca 2032 r. (5 lat liczone od 1 stycznia 2027 r.).
- Faktury VAT za grudzień 2026 r. trzeba mieć, dopóki nie przedawni się zobowiązanie za ten okres, czyli zwykle do końca 2032 r.
- Akta pracownika, który odszedł w marcu 2026 r., przechowuje się do końca 2036 r.
- W trakcie kontroli urząd żąda dokumentu z 2019 r.: jeśli bieg przedawnienia został zawieszony, dokument nadal musi być dostępny.
Częste błędy
- Stosuje się jeden okres „5 lat” do wszystkiego: okres rachunkowy i podatkowy liczy się od innych dat.
- Dokumentację pracowniczą niszczy się razem z innymi aktami działu, bez uwzględnienia jej 10-letniego okresu.
- Wszystko przechowuje się bezterminowo: to nie ostrożność, tylko ryzyko naruszenia RODO.
- Okres liczy się od daty dokumentu, a nie od końca roku obrotowego lub roku ustania zatrudnienia.
- Rzeczowy wykaz akt nie był aktualizowany od lat, choć pojawiły się nowe rodzaje dokumentów.
Jak pomaga 4docs
- Rzeczowy wykaz akt z okresem przechowywania skonfigurowanym dla każdego rodzaju dokumentu.
- Data upływu okresu wyliczana automatycznie od wybranej daty odniesienia.
- Powiadomienie, gdy teczka wchodzi w miesiąc, w którym można ją wybrakować.
- Usunięte dokumenty zostają odnotowane w rejestrze usunięć.